日本司法書士会連合会 商業登記・企業法務対策部
Ｑ１電子署名とはどのようなものでしょうか。
Q1What is an electronic signature?
Ａ１電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号、以下「電子署名法」という。）第２条第１項では、「電子署名」とは、「電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。」
と定められています。端的に言えば、株主総会議事録等の電磁的記録（データ）に、その作成者の電子証明書を付することを、電子署名といいます。
A1 The Act on Electronic Signatures and Certification Business (Act No. 102 of 2000, after this referred to as the “Electronic Signature Act”) Article 2, Paragraph 1 defines “electronic signature” as “an electromagnetic record (a record made by an electronic method, a magnetic process, or any other method not recognizable to human perception, which is used for information processing by a computer.
The same shall apply hereinafter). (i) A measure taken with respect to information that can be recorded in a record (meaning a record made in a form that is not recognizable by human perception, such as a magnetic form or other forms not recognizable by human perception, which is used for information processing by computers; the same shall apply hereinafter) that meets all of the following requirements
(i) The measure is taken to indicate that said information was prepared by the person who took said measure.
(ii) The information is such that it can be verified whether or not it has been altered.
The above provisions are stipulated as follows.
But, attaching an electronic certificate of the creator to an electromagnetic record (data) such as the minutes of a shareholders’ meeting is called an electronic signature.
Ｑ２電子証明書には、リモート署名とクラウド型電子署名というものがあると聞きましたが、それぞれの内容を教えてください。
Q2 Please tell us about remote signatures and cloud-based electronic signatures.
Ａ２リモート署名とは、事業者のサーバに、利用者の署名鍵を設置及び保管をし、利用者が当該事業者のサーバにリモートでログインした上で、利用者自らの署名鍵で電子署名を行うものをいいます。
クラウド型電子署名とは、立会型ともいわれ、事業者が利用者の指示を受けて、事業者自身の署名鍵で電子署名を行うものをいいます。クラウド型電子署名に関し、電子署名法上の位置付けについて、令和２年７月17日、法務省・総務省・経済産業省が下記の見解を示しております。
Remote signature means that the user’s signature key is installed and stored on the server of the service provider, and the user logs in to the service provider’s server remotely and digitally sign the document with the user’s own signature key.
Cloud-based digital signatures are also known as witnessed digital signatures. A business entity signs an electronic signature with its own signature key under the instruction of a user.
On July 17, 2020, the Ministry of Justice, the Ministry of Internal Affairs and Communications, and the Ministry of Economy, Trade and Industry expressed the following opinions regarding the position of cloud-type electronic signatures under the Electronic Signature Law.
問２ サービス提供事業者が利用者の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う電子契約サービスは、電子署名法上、どのように位置付けられるのか。
・近時、利用者の指示に基づき、利用者が作成した電子文書（デジタル情報）について、サービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行うサービスが登場している。このようなサービスについては、サービス提供事業者が「当該措置を行った者」（電子署名法第２条第１項第１号）と評価されるのか、あるいは、サービスの内容次第では利用者が当該措置を行ったと評価することができるのか、電子署名法上の位置付けが問題となる。
・電子署名法第２条第１項第１号の「当該措置を行った者」に該当するためには、必ずしも物理的に当該措置を自ら行うことが必要となるわけではなく、例えば、物理的にはＡが当該措置を行った場合であっても、Ｂの意思のみに基づき、Ａの意思が介在することなく当該措置が行われたものと認められる場合であれば、「当該措置を行った者」はＢであると評価することができるものと考えられる。
・このため、利用者が作成した電子文書について、サービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化を行うこと等によって当該文書の成立の真正性及びその後の非改変性を担保しようとするサービスであっても、技術的・機能的に見て、サービス提供事業者の意思が介在する余地がなく、利用者の意思のみに基づいて機械的に暗号化されたものであることが担保されていると認められる場合であれば、「当該措置を行った者」はサービス提供事業者ではなく、その利用者であると評価し得るものと考えられる。
・そして、上記サービスにおいて、例えば、サービス提供事業者に対して電子文書の送信を行った利用者やその日時等の情報を付随情報として確認することができるものになっているなど、当該電子文書に付された当該情報を含めての全体を１つの措置と捉え直すことよって、電子文書について行われた当該措置が利用者の意思に基づいていることが明らかになる場合には、これらを全体として１つの措置と捉え直すことにより、「当該措置を行った者（＝当該利用者）の作成に係るものであることを示すためのものであること」という要件（電子署名法第２条第１項第１号）を満たすことになるものと考えられる。
Q2: How is an electronic contract service in which a service provider performs electronic signatures with the service provider’s own signature key based on the user’s instructions positioned under the Electronic Signature Law?
Recently, there are services that encrypt electronic documents (digital information) created by a user based on the user’s instructions, using the service provider’s own signature key. The question is whether the service provider is regarded as a “person who has taken such measures” (Article 2, Paragraph 1, Item 1 of the Electronic Signature Law), or whether the user can be regarded as having taken such measures depending on the content of the service.
For example, even if A physically performs the measure, if the measure is deemed to have been performed solely based on B’s intention and without A’s intervention, then “the person who performed the measure” is considered to be “the person who performed the measure”. For example, even if A physically took the measure, if it is deemed that the measure was taken based solely on B’s intention and without A’s intervention, then it is considered that “the person who took the measure” can be evaluated as B.
Therefore, even in the case of a service that attempts to ensure the authenticity of the formation and subsequent non-alteration of electronic documents created by the user by encrypting such documents with the service provider’s own signature key, from a technical and functional viewpoint, there is no room for the service provider’s intention to intervene, and the service provider’s intention is not required to ensure the authenticity of such documents, and the service provider’s intention to ensure the authenticity of the documents is not intervened by the user. Even in the case of a service that attempts to ensure the authenticity and subsequent unmodifiability of the document by performing such measures, if it is recognized that the service is mechanically encrypted based solely on the intention of the user, with no room for the intention of the service provider to intervene, from a technical and functional perspective, the “person who performed such measures” is considered to be the user, not the service provider.
In addition, in the above-mentioned service, for example, the user who sent the electronic document to the service provider, the date and time of the electronic document transmission, and other information can be confirmed as ancillary information, etc. By redefining the entirety of the electronic document including the relevant information attached to the electronic document as a single measure, it is possible to evaluate that the relevant measure taken with respect to the electronic document was taken by the user. If it is clear that the measure taken with respect to the electronic document is based on the intention of the user, for example, by redefining the entire electronic document including the information attached to the electronic document as a single measure, the requirement that “the electronic document is intended to indicate that it was created by the person who took the measure (= the user)” (Article 2.1.1 of the Electronic Signature Act) shall be considered to be satisfied. ) is considered to be satisfied.
Ｑ３ Ａ２に記載の電子証明書により電子署名された電磁的記録は、商業登記の添付書面情報として利用することができると聞きましたが、この場合、これらの電子署名・電子証明書はいわゆる実印相当と考えてよいのですか。
Q3 Can electromagnetic records digitally signed by the electronic certificates mentioned in A2 be used as attachment information for commercial registration? In this case, can these electronic signatures and electronic certificates be considered equivalent to an actual seal?
Ａ３ 商業登記の添付書面情報においては、リモート署名とクラウド型電子署名は、実印相当ではなく認印相当と扱われることが一般的です。
なお、令和２年６月12 日付法務省民事局商事課事務連絡によると、法令の規定により添付書面に押印した印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付しなければならない場合には、添付書面情報としての電磁的記録にリモート署名とクラウド型電子署名は利用することができないとされています。
A3 In general, remote signatures and cloud-based electronic signatures are treated as the equivalent of a certified seal, not as the equivalent of an actual seal, in the attached document information for commercial registration.
According to the administrative communication of the Commercial Division of the Civil Affairs Bureau of the Ministry of Justice dated June 12, 2020, remote signatures and cloud-based electronic signatures cannot be used for electromagnetic records as attached document information when a certificate prepared by the mayor of the municipality must be attached for the seal affixed to the attached document in accordance with laws and regulations. The following is a list of the conditions for the use of remote signatures and cloud-based electronic signatures.
Ｑ４電子署名・電子証明書が有効であることを確認することはできますか。また、誰の電子署名・電子証明書であるかを確認することもできますか。
Q4 Is it possible to confirm the validity of electronic signatures and electronic certificates? Can I also check whose digital signature/digital certificate it is?
Ａ４いずれもできます。
リモート署名とクラウド型電子署名の両方とも、基本的には、Adobe社のAcrobat Readerを利用して確認します。電子署名された添付書面情報を開き、画面左側に「署名済みであり、すべての署名が有効です。」と表示されていれば、電子署名が有効であることを確認することができます。
電子証明書の有効性の確認について、画面右上の「署名パネル」をクリックすると、左側に署名者の情報が表示されます。更に詳細な情報を表示すると、電子証明書の有効性等の情報が表示されます。リモート署名の場合には、添付書面情報に記名されている者が署名者になりますので、署名者と電子証明書に搭載されている情報が一致するか、当該電子証明書が失効していないかを確認します。
クラウド型電子署名の場合には、電子証明書に搭載されている名称等は事業者名になります。そこで、署名のプロパティ画面を開き、「理由」を確認し、添付書面情報に記名されている者が関与しているか否かを確認します。
また、署名のプロパティ画面で「署名者の証明書を表示」をクリックすると、証明書ビューアが表示され、発行者が表示されますので、法務大臣の定める電子証明書と同一であるかどうかを確認することができます。
クラウド型電子署名の方法によって電子署名が付与された電子証明書の具体的な確認方法については、P.10～P.18のとおりとなります。
なお、電子証明書とは別にタイムスタンプというものがあります。電子証明書は「誰が」「何を」を証明する機能があるのに対し、タイムスタンプは「いつ」「何が」を証明する機能がある点で用途が異なります。このタイムスタンプにより、電磁的記録がいつから存在したかを確認することができます。
A4 Yes, both are possible.
Both remote and cloud-based digital signatures are verified using Adobe’s Acrobat Reader. Open the attached document information that has been electronically signed. If you see on the left side of the screen “Signed, all signatures are valid.” on the left side, you can confirm that the electronic signature is valid.
To check the validity of the digital certificate, click on the “Signature Panel” in the upper right corner of the screen and the signer’s information will be displayed on the left side of the screen. Further detailed information will be displayed, including the validity of the digital certificate. In the case of remote signature, the person whose name is written in the attached document information is the signer.
In the case of a cloud-based digital signature, the name and other information on the digital certificate will be the name of the business. Then, open the signature properties screen, check the “Reason” and confirm whether or not the person named in the attached document information is involved.
Also, by clicking “View Signer’s Certificate” on the Signature Properties screen, the certificate viewer will appear, and the issuer will be displayed, allowing you to check if the certificate is the same as the digital certificate specified by the Minister of Justice.
Specific confirmation methods for digital certificates that have been digitally signed using the cloud-based digital signature method are described on pages 10 to 18.
In addition to digital certificates, there is another type of digital certificate called a time stamp. While a digital certificate proves “who” and “what,” a time stamp proves “when” and “what. With this timestamp, it is possible to confirm when the electromagnetic record existed.
Ｑ５電子署名後に添付書面情報が変更や改ざんされている場合、それを確認することはできますか。
Ａ５できます。
（１）が変更や改ざんのない電子署名された添付書面情報における、電子署名の情報画面になります。一方、電子署名が付与された後に添付書面情報が変更や改ざんされると（２）のような署名パネルの情報画面となり、変更や改ざんのあったことが一目でわかるようになっています。
なお、株主総会議事録や取締役会議事録等、印鑑提出者とそれ以外の者が同一の電磁的記録に電子署名を行う場合には、先にクラウド型電子署名をした後に商業登記電子署名、公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名（以下「商業登記電子署名等」という。）により電子署名を行うことが好ましいと考えられます。これは、商業登記電子署名等をした後、クラウド型電子署名をしようとした場合、電磁的記録をシステムにアップロードした段階で、当初した電子署名がリセットされることがあるためです。なお、署名パネルを開くと電子署名が追加された旨が、その他の変更として表示されますが、電磁的記録自体の改ざんには該当しません。
Q5 Is it possible to check if the attached document information has been changed or altered after the electronic signature?
A5 Yes.
(1) is the electronic signature information screen for attached document information that has been electronically signed without any changes or alterations. On the other hand, if the attached document information is changed or tampered with after the electronic signature has been granted, the signature panel information screen will appear as shown in (2), and the fact that the information has been changed or tampered with can be seen at a glance.
When a person submitting a seal and another person electronically sign the same electromagnetic record, such as minutes of a shareholders’ meeting or minutes of a board of directors meeting, it is preferable to use a cloud-based electronic signature first, followed by a commercial registration electronic signature, public personal certification service electronic signature or specified certification service electronic signature (hereinafter referred to as “commercial registration electronic signature, etc.”). It is preferable to use a cloud-based electronic signature first, followed by a commercial registration electronic signature, a public personal certification service electronic signature, or a specified certification service electronic signature (hereinafter referred to as “commercial registration electronic signature, etc.”). This is because if you try to perform cloud-based electronic signature after performing commercial registration electronic signature, etc., the initial electronic signature may be reset at the stage of uploading the electromagnetic record to the system. When the signature panel is opened, the fact that an electronic signature has been added will be indicated as other changes, but this does not constitute tampering with the electromagnetic record itself.
- 変更や改ざんのない場合
（２）変更や改ざんのある場合
Ｑ６オンライン申請ではなく書面による申請を行う場合であっても、クラウド型電子署名がされた添付書面情報を利用することができますか。
Ａ６できます。
改正された商業登記規則が令和３年２月15日から施行され、書面申請の場合に申請書に添付する電磁的記録にも、リモート署名やクラウド型電子署名が利用可能となりました。
Q6 Is it possible to use cloud-based e-signed attached document information even if a written application is submitted instead of an online application?
A6 Yes, you can.
The revised Commercial Registration Rules came into effect on February 15, 2021, and remote signatures and cloud-based electronic signatures can be used for electromagnetic records attached to applications in the case of a written application.
Ｑ７商業登記のオンライン申請において、電子署名された添付書面情報をＣＤ－Ｒ等に格納して提出することはできますか。
Ａ７できます。
商業登記規則第102条第２項ただし書において、添付書面情報の送信に代えて、登記所に当該「書面」を提出し、又は送付することを妨げないとされています。
この「書面」には、商業登記法第19条の２の申請書に添付する電磁的記録も含まれることから、オンライン申請の場合においても添付書面情報をＣＤ－Ｒ等に格納して提出することは可能です。
もっとも、オンライン申請の趣旨を踏まえると、情報が大容量となりオンライン送信ができないといった格別の事由がある場合を除き、司法書士としてはオンライン送信によることが望ましいと考えられます。
Q 7 In an online application for commercial registration, is it possible to submit electronically signed attached document information on a CD-R, etc.? Q7 In an online application for commercial registration, is it possible to submit electronically signed attached document information on a CD-R, etc.?
Ａ７ Yes, it is possible.
The proviso to Article 102, Paragraph 2 of the Commercial Registration Rules states that the applicant is not precluded from submitting or sending the “document” to the registry office in lieu of sending the attached document information. The proviso to Article 102(2) of the Commercial Registration Rules does not preclude the submission or sending of such “document” to the registry office in lieu of transmitting the attached document information.
This “document” includes the application form under Article 19-2 of the Commercial Registration Law and the “document” attached to the application form under Article 19-2. This “document” includes the electromagnetic record attached to the application form under Article 19-2 of the Commercial Registration Act. Therefore, it is possible to submit the attached document information on a CD-R, etc. even in the case of an online application. However, it is possible to submit the attached document information on a CD-R, etc. even in the case of an online application.
However, in consideration of the purpose of online applications, there must be a special reason such as the information is too large to be transmitted online. However, in light of the purpose of online application, it is preferable for judicial scriveners to submit the information online unless there is a special reason such as the information is too large to be submitted online. However, in light of the purpose of online application, it is preferable for judicial scriveners to submit the information online unless there are exceptional reasons such as the information being too large to be transmitted online.
Ｑ８ 依頼者からクラウド型電子署名がされた就任承諾書に代わる電磁的記録が送付されてきましたが、商業登記の添付書面情報として利用することはできますか。
Ａ８ 商業登記規則第61条第４項及び第５項に該当する就任承諾書に代わる電磁的記録以外であれば、商業登記の添付書面情報として利用可能です。
商業登記の添付書面情報に利用されたクラウド型電子署名は、実印相当ではなく認印相当の扱いとなるのが一般的です（Ａ３参照）ので、設立時取締役及び再任を除く取締役（取締役会設置会社の場合は代表取締役）の就任承諾書に代わる電磁的記録に利用することはできません。
なお、商業登記の添付書面情報として、就任承諾書に代わる電磁的記録に、公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名をした場合には、商業登記規則第61条第７項に定める役員の本人確認情報は添付する必要はありません（商業登記規則第103条）。公的個人認証サービス電子署名に係る電子証明書の有効性検証については、日司連公的個人認証有効性確認システムをご活用ください。
Q8 My client sent me an electromagnetic record in lieu of a letter of acceptance from the office with a cloud-based electronic signature.
A8 If it is not an electromagnetic record in place of the letter of acceptance of office that falls under Article 61, Paragraphs 4 and 5 of the Commercial Registration Regulations, it can be used as attached document information for commercial registration.
Since cloud-based electronic signatures used as attached document information for commercial registration are generally treated as a certified seal (see A3), they cannot be used as electromagnetic records in place of the letter of acceptance of office for directors at the time of incorporation and directors (representative directors in the case of companies with a board of directors) except for those who have been reappointed.
In addition, when a public personal certification service electronic signature or a specific certification service electronic signature is used for the electromagnetic record in lieu of the letter of acceptance of office as the attached document information for commercial registration, the identification information of the director or officer stipulated in Article 61, Paragraph 7 of the Commercial Registration Regulations need not be attached (Article 103 of the Commercial Registration Regulations). For validity verification of electronic certificates for public personal certification service electronic signatures, please use the JCPA Public Personal Certification Validity Verification System.
Ｑ９ 商業登記の添付書面情報にされた電子署名について、資格者代理人としてどの程度までの確認が求められますか。
Ａ９ 添付書面情報の署名欄記載の者と電子署名の署名者の同一性、電磁的記録の改ざんの有無、電子証明書の有効性について、特に不審な点がないかどうかを確認すれば足りると考えられます。
Q9 To what extent is a qualified representative required to confirm the electronic signatures on the attached document information for commercial registration?
A9 It is considered sufficient to check whether there is anything suspicious about the identity of the person whose signature appears in the signature field of the attached document information and the signer of the electronic signature, whether the electromagnetic record has been tampered with, and whether the electronic certificate is valid.
Ｑ1 0 株主総会議事録や 取締役会議事録 に代わる電磁的記録 の作成者が、登記所に印鑑を提出している代表 である 場合、当該代表者の 電子署名 としてクラウド型電子 署名をして作成され た当該 電磁的記録は、商業登記の添付書面情報として利用 することは できますか 。
Ａ1 0 できる場合もあります 。
商業登記の添付書面情報の作成者が、登記所に 印鑑の提出をした者である場合、当該添付書面情報にする電子署名については商業登記電子署名に限る旨を定めていた商業登記規則第36条第５号及び第102条第６項が削除されました 。
このため、登記所に印鑑を提出した者が、作成者として電磁的記録にクラウド型電子署名をしている場合でも、その電磁的記録は、商業登記の添付書面情報として 利用することはできます。例えば、管轄外本店移転を行う際の定款変更にかかる株主総会議事録や、本店所在地を定めた取締役会議事録（取締役決定書）に代わる電磁的記録がこれに当たります。
ただし、法令の規定により添付書面に押印した印鑑につき市町村長の作成した証明書が必要な場合や、法人が法務局に届出た印鑑を押印しなければならない場合には 、添付書面情報としての電磁的記録には、実印相当の電子署名を利用しなければならないとされています。
したがって、代表取締役の選定にかかる株主総会議事録及び取締役会議事録（取締役決定書）に代わる電磁的記録については、クラウド型電子署名の利用ができない場合もあります。詳しくはＱ12を参照ください。
Q10 If the creator of an electromagnetic record in place of minutes of a general meeting of shareholders or minutes of a board of directors is a representative who has submitted his/her seal to the registry office, can the electromagnetic record created with a cloud-type electronic signature as the representative’s electronic signature be used as attached document information for a commercial registration?
A1 0 Yes, in some cases.
Article 36, Item 5 and Article 102, Paragraph 6 of the Commercial Registration Rules, which stipulate that the electronic signature on the attached document information shall be limited to the electronic signature for commercial registration, have been deleted when the creator of the attached document information for commercial registration is the person who has submitted the seal to the registry office.
Therefore, even if the person who submitted the seal to the registry office has a cloud-based electronic signature on the electromagnetic record as the creator, the electromagnetic record can still be used as attached document information for the commercial registration. For example, this applies to electromagnetic records in lieu of the minutes of a shareholders’ meeting concerning an amendment to the articles of incorporation when relocating the head office outside the jurisdiction, or the minutes of a board of directors’ meeting (a written decision by the board of directors) that determines the location of the head office.
However, in cases where a certificate prepared by the mayor of the municipality is required for the seal affixed to the attached document in accordance with laws and regulations, or when a corporation is required to affix a seal registered with the Legal Affairs Bureau, an electronic signature equivalent to an actual seal must be used for the electromagnetic record as the attached document information.
Therefore, cloud-based electronic signatures may not be used for electromagnetic records in place of the minutes of the general meeting of shareholders and the minutes of the board of directors’ meeting (the written decisions of directors) concerning the selection of representative directors. For details, please refer to Q12.
Ｑ11 令和令和２年６月１２日付法務省民事局商事課事務連絡によると、クラウド型電子署名については、「添付書面情報の作成者が印鑑提出者である場合及び法令の規定により登記の申請書に添付すべき書面に押印した印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付しなければならない場合を除いた添付書面情報についてのみ利用可能」としていますが、具体的にどのような書面が該当しますか。
Ａ11 次のとおり整理できると考えられます。
Q11 According to the administrative communication of the Commercial Division, Civil Affairs Bureau, Ministry of Justice, dated June 12, 2020, cloud-based electronic signatures can be used “except for cases where the creator of the attached document information is the person who submitted the seal, and except for cases where a certificate prepared by the mayor of the municipality must be attached for the seal affixed to the document to be attached to the application for registration in accordance with the provisions of laws and regulations. What kind of documents does this apply to?
A11, we believe it can be summarized as follows.
【クラウド型電子署名の利用が認められる添付書面情報】
■株主総会議事録
■取締役会議事録
■取締役決定書
クラウド型電子署名の利用可能。ただし、代表取締役の選定にかかる場合にはＱ1 2参照。
Attached is document information for which the use of cloud-based electronic signatures is permitted.
Minutes of the General Meeting of Shareholders.
Minutes of Board of Directors meetings.
Minutes of Board of Directors Meetings.
Cloud-based electronic signatures can be used. However, However, in the case of the selection of a representative director, please refer to Q1 2. See Q12 for the selection of representative directors.
■定款（設立時に公証人が認証したものを添付する場合を除く）
■発起人決定書
■就任承諾書（法令の規定により市町村長の作成した証明書を添付しなければならない場合を除く。）。
■辞任届（作成者が印鑑提出者である場合を除く。）。
■本人確認証明書。
■株主リスト。
■資本金計上証明書。
■払込みがあったことを証する書面。
■株主総会招集期間短縮の同意書。
■失権予告付催告の期間を短縮する場合の総株主の同意書。
■現物出資がされた場合 の弁護士等の証明書（商業登記法第56条第３号ハの書面）。
■取得請求権付株式の取得の請求があったことを証する書面。
■新株予約権の行使があったことを証する書面。
■組織再編、資本金の額の減少等の場合において、債権者に対して各別に催告した旨を証明した書面。
■外国語で作成された添付書面情報の翻訳文書（作成者が印鑑提出者である場合を除く。）。
■Articles of Incorporation
(except in the case of attaching a document certified by a notary public at the time of incorporation).
■Assumption of office (except in cases where a certificate prepared by the mayor of the municipality must be attached pursuant to the provisions of the law).
■ Letter of resignation (except when the preparer is the person submitting the seal).
■Certificate of identification.
■A list of shareholders.
■Certificate of capitalization.
■A document certifying that payment has been made.
■An agreement to shorten the period for convening a general meeting of shareholders.
■A letter of consent from all shareholders in the case of shortening the period of notice of forfeiture of the right to demand a meeting.
■A certificate from an attorney or other legal representative in the case of contribution-in-kind (the document stipulated in Article 56, Item 3(c) of the Commercial Registration Law).
■A document certifying that a request for the acquisition of shares with a put option has been made.
■A document certifying that the subscription rights to shares have been exercised.
■In the case of reorganization, reduction of capital stock, etc., a document certifying that separate notice was given to creditors.
■A translation of the attached document prepared in a foreign language (except in cases where the person who prepared the translation is the person submitting the seal). (ii) A document certifying that the creditor has received a notice of demand separately from the creditor.
Cloud-based electronic signatures are available.
■募集株式の引受けの申込みを証する書面。
■募集新株予約権の引受けの申込みを証する書面。
■株式申込証の添付省略の代表者証明書
■Certificate of representative omitting the attachment of the share application certificate.
→■クラウド型電子署名の利用可能
■A document evidencing an offer to subscribe for shares to be offered.
■A document evidencing the application for subscription of offered stock acquisition rights.
■Cloud-based electronic signatures are available.
【クラウド型電子署名の利用が認められない添付書面情報】
■就任承諾書（法令の規定により市町村長の作成した証明書を添付しなければならない場合。）
■辞任届（作成者が印鑑提出者（印鑑を届け出ていない会社では「代表取締役」）である場合。）
■代理人によって登記を申請する場合の委任状
■Attached is document information for which the use of cloud-based electronic signatures is not permitted.
■Assumption of office.
■ Acceptance of office (when a certificate prepared by the mayor of the municipality must be attached in accordance with the provisions of the law.)
■ Notification of Resignation (if the person making the notification is the person submitting the seal (or the “representative director” in the case of a company that has not registered its seal).
■A letter of attorney in the case of an application for registration by proxy
→■法令の規定により添付書面に押印した印鑑につき市町村長の作成した証明書が必要な場合や、法人が法務局に届け出た印鑑を押印しなければならない場合は、作成者の電子署名として、クラウド型電子署名の利用はできない（商業登記電子署名等によることが求められる）。
→ If a certificate created by the mayor of the municipality is required for the seal stamped on the attached document under the provisions of laws and regulations, or if the corporation must affix the seal that has been notified to the Legal Affairs Bureau, the digital signature of the creator Type electronic signatures cannot be used (commercial registration electronic signatures, etc. are required).
Ｑ1 2 代表取締役の選定に 係る取締役会議事録に代わる電磁的記録には、誰がどの電子署名をすれば、商業登記において利用可能な添付書面情報となりますか。
Ａ1 2 以下のとおりとなります。
（１）登記所に印鑑を提出している者が出席している場合
登記所に印鑑を提出している者が取締役会に出席している場合には、 その者は取締役会議事録に代わる電磁的記録に商業登記電子署名等をする必要があります（Ａ９参照） 。
この場合には、他の出席役員については、クラウド型電子署名による電子署名をすることで足ります。
（２）登記所に印鑑を提出している者が出席していない場合
登記所に印鑑を提出している者が取締役会に出席していない場合には、出席役員が 公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名で 、取締役会議事録に代わる電磁的記録に電子署名をする必要があります。
株主総会や、定款の定めに基づく取締役の互選により代表取締役を選定した場合も 、上記の区分に従い、株主総会議事録や互選書に代わる電磁的記録に電子署名をしたものが、商業登記にお いて利用可能な添付書面情報となります。
Q12 Who and which electronic signature is required for the electromagnetic record in lieu of the minutes of the board of directors meeting regarding the selection of representative directors to be attached to the document information that can be used in the commercial registration?
A12 The following is required.
(1) When a person who has submitted his/her seal to the registry office is present.
If a person who has submitted his/her seal to the registry office is present at the board of Directors meeting, he/she is required to electronically sign the electromagnetic record in place of the minutes of the Board of directors meeting (see A9).
In this case, it is sufficient for the other attending officers to electronically sign the minutes using a cloud-based electronic signature.
(2) When a person who has submitted his/her seal to the registry office is not present.
If a person who has submitted his/her seal to the registry office is not present at the board of Directors meeting, the attending officer must electronically sign the electromagnetic record in place of the minutes of the Board of directors meeting using a public personal certification service electronic signature or a specific certification service electronic signature.
In cases where representative directors are elected at a general shareholder meeting or by mutual election of directors in accordance with the articles of incorporation, an electronic signature on the electromagnetic record in place of the minutes of the general shareholders meeting or the mutual election is also available as attached document information for the commercial registration, in accordance with the above classification.
Ｑ13 Ｑ12の取締役会を書面決議により行った場合には、取締役会議事録に代わる電磁的記録に、誰がどの電子署名をすれば、商業登記のオンライン申請における利用可能な添付書面情報となりますか。
Ａ13以下のとおりとなります。
（１）登記所に印鑑を提出している者が議事録作成者となる場合
登記所に印鑑を提出している者が議事録作成者となる場合には、取締役会議事録に代わる電磁的記録に商業登記電子署名等をすれば、当該電磁的記録は、商業登記における利用可能な添付書面情報となります（Ａ10参照）。
この場合、他の役員は、電子署名をする必要はありません。
（２）登記所に印鑑を提出している者が議事録作成に関与できない場合
登記所に印鑑を提出している者が議事録作成に関与できない場合には、同意の意思表示をした取締役全員が、公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名で取締役会議事録に代わる電磁的記録に電子署名をしたものが、商業登記において利用可能な添付書面情報となります。
また、議事録作成者が公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名により電子署名した議事録に代わる電磁的記録及び他の取締役が公的個人認証サービス電子署名又は特定認証業務電子署名をした同意書に代わる電磁的記録を合わせたものを、添付書面情報としても差し支えないと考えられます。
Q13 Q12 If the board of Directors meeting is made by a written resolution, who should put an electronic signature on the electronic record that replaces the minutes of the board of directors meeting will be the attached document information that can be used in the online application for commercial registration?
A13 It will be as follows.
(1) When a person who has submitted a seal to the registry office is the person who prepares the minutes.
If a person who submits a seal to the registry office becomes the person who prepares the minutes, the electromagnetic record can be used in the commercial registration by applying a commercial registration electronic signature, etc. to the electromagnetic record instead of the minutes of the board meeting. The attached document information is possible (see A10).
In this case, other officers are not required to electronically sign.
(2) When the person submitting the seal to the registry office cannot participate in the preparation of the minutes.
If the person who has submitted the seal to the registry office cannot participate in the preparation of the minutes, all directors who have expressed their intention to consent must use the public personal authentication service electronic signature or the specific authentication service electronic signature to record the minutes of the board of directors meeting. The electronic signature on the electronic record in lieu is the attachment information available in the commercial register.
In addition, an electromagnetic record in place of the minutes electronically signed by the minute’s creator with a public personal authentication service electronic signature or a specific authentication business electronic signature, and other directors with a public personal authentication service electronic signature or a specific authentication business electronic signature It is considered that the attached document information may be a combination of electromagnetic records in lieu of the written consent.
Ｑ14 取締役会に出席した取締役及び監査役が、同内容の議事録に代わる電磁的記録に別個に電子署名をし、複数の取締役会議事録に代わる電磁的記録がある場合、これらの取締役会議事録に代わる電磁的記録の全てを、取締役会議事録に代わる電磁的記録として、商業登記のオンライン申請における添付書面情報とすることはできますか。
Ａ14 できません。
従来の登記実務では、登記申請の添付書面となる取締役会議事録について、取締役会議事録を数通作成し、各議事録に一部の取締役が記名押印し、全ての議事録を合わせて全取締役の記名押印が揃う方法による議事録の作成は適法でない（昭和36年５月１日民事四発第81号民事局第四課長事務代理回答）とされています。
このことは、取締役会議事録が電磁的記録により作成されている場合であっても同様と考えられます。したがって、複数の取締役会議事録に代わる電磁的記録に一部の役員が電子署名をし、その全ての電磁的記録をもって、商業登記のオンライン申請における添付書面情報とすることはできません。
Q14If the directors and auditors who attended the board of directors’ meeting separately signed their electronic signatures on the electromagnetic records that replace the minutes of the same content, and if there are multiple electromagnetic records that replace the minutes of the board of directors, these board meeting proceedings Is it possible to use all of the electromagnetic records that replace the minutes of the board of directors as the attachment information in the online application for commercial registration?
A14 No.
In the conventional registration practice, several copies of the minutes of the board of Directors meeting, which are attached documents to the registration application, are prepared, and some directors sign and seal each minute. It is said that it is not legal to prepare the minutes by the method in which the names and seals of the directors are aligned (May 1, 1961, Civil Affairs Fourth Section No. 81, Answer by the Deputy Manager of the Fourth Section of the Civil Affairs Bureau).
This is considered to be the same even if the minutes of the board of directors’ meetings are prepared as electromagnetic records. Therefore, it is not possible for some officers to electronically sign electronic records in lieu of minutes of multiple board meetings, and for all electronic records to be used as attachment information in the online application for commercial registration.
