配布資料一覧
https://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2022/0204haifu.html
・ガイドラインは、各行政機関が文書管理規則を作成するにあたって必要な内容を掲載。
・課長通知は、公文書管理業務を遂行するにあたって、疑問が生じた場合などに都度参照することを想定。
課長通知は少なくなる。
ガイドラインの項目に沿った通知、デジタル化への対応に関する通知など通知の類型が整理される。
２－１ デジタル技術を用いた行政文書の作成・管理等について（案）
ＯＣＲ（光学的文字読取装置）等を活用した文字データへの媒体変換
１ ＯＣＲ等を活用し、紙媒体又は画像データから文字データとして読み取る場合には、認識誤りによる誤字等が生じる可能性があり、そのままでは必ずしも元の文書との同一性が担保されているとは言えない場合がある。元の紙媒体又は画像データを廃棄することが適当か否かは、当該行政文書の性質及び内容、ＯＣＲの性能、同一性を担保するための確認措置等を踏まえて、各行政機関において判断すべきである。
例えば、内部管理のための行政文書であって、様式に記載された一部分だけを読み取ればよいような場合には、当該部分についての読み合わせを行う、紙媒体は廃棄したとしても画像データは保存しておく等の措置を講じることにより、元の紙媒体を廃棄するという判断を各行政機関が行うこと等は可能であると考えられる。
２ 紙媒体をスキャンしたＰＤＦなどの画像データをＯＣＲを活用して文字データへ変換することは、行政文書の検索性を高め、公文書管理のデジタル化への対応に有用 である。
行政文書の検索性を高めるためにタグ付けを行う場合等には、文書の内容に影響するものではないため、厳格な確認措置等を行う必要はない。
３ 紙媒体から読み取る場合には、（１）のスキャナ等での読取と同様、ページの脱漏や自動給紙装置による損傷などの防止などのための確認措置等を行う必要がある。
どのような電子メールが跡付け・検証メールに当たるかについては、課長通知２－４を参照の上、個別具体的に判断すべきであるが、次のような例が跡付け・検証メールに当たる蓋然性が高いとされている。
（例）
イ 法令案、基本方針案、複数行政機関による申合せ案等の立案の検討に際して行った学識経験者や民間企業からのヒアリング結果を記した電子メール
ロ 法令案や質問主意書に対する答弁案に係る内閣法制局審査における、内容に影響を及ぼす指摘事項を記した電子メール
ハ 法令案、基本方針案、複数行政機関による申合せ等について、他の行政機関に協議を行うために送付した電子メール
ニ 審議会等での持ち回り審議を行うため、審議会等の答申、建議、報告又は意見が記録された文書を送付した電子メール
２－３ 共有フォルダにおける行政文書の電子的管理に関するマニュアル（案）
組織的な検討を経た行政文書の格納
部局や課室における組織的な検討を終え経る前の段階（意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付け・検証の記録としては未確定の状態）では、個人的な執務参考資料は個人用フォルダにおいて、それ以外の文書は検討中フォルダにおいて作成・編集を行うが、当該組織において検討を経た後の行政文書については、記録用フォルダにおける適切な小分類フォルダに格納する。その際、当該行政文書の内容の同一性確保や参照時の便宜（資料をどの順序で編綴てつしたのか等）の観点も踏まえ、適切に格納する。なお補佐までの検討段階でも、跡付け検証の記録として必要な文書に関しては適切に記録用フォルダに格納する。
当面の措置として、既往のフォルダ体系に行政文書を格納しつつ、当該フォルダと大中小分類との紐づけを適切に行う（例えば、ショートカットの付与等 により、大中小分類から既往のフォルダ体系にスムーズにアクセス）ことにより管理する方法も考えられる。
同一内容の行政文書（標題が同一となる行政文書）は、同じ名称体系によることとし、行政文書の性質により分別できるようにする。
行政文書を作成又は使用した年月日を記載する。同一類型の文書間で年月日の表記が揺れることのないよう、「2018年11月19日」であれば「20181119」として桁数を揃えることが適当である。
部局や課室における組織的な検討を終え経て作成した行政文書については、意思決定の段階に係る表示（例：課長了、局長説明）や、最終的に作成された行政文書である旨の表示（例：セット版）を付す。行政文書の用途（例：各府省に送付）により分別することが適当な場合は、その旨の表示を付す。
秘文書
２－３ 共有フォルダにおける行政文書の電子的管理に関するマニュアル（案）
組織的な検討を経た行政文書（記録用フォルダ）、作成途中の行政文書（検討中フォルダ）、個人的な執務参考資料（個人用フォルダ）、組織参考資料など
２－５ スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて（案）
（３）押印等がなされた行政文書を電子媒体に変換する場合の扱い
１ 法令による義務付けに基づき押印又は自署が行われている文書の電子行政文書化については、当該義務付けの趣旨等を踏まえ、判断する必要がある。
例えば、厳格な本人確認のために実印を求めており紙媒体による管理が適当であると考えられる文書については、文書全体を紙媒体で管理するか、電子行政文書化した上で押印された文書の一部を紙媒体で管理しておくことが考えられる。
一方で、 慣行として押印が行われた文書については、電子行政文書化は可能である。
２ 文書の作成・取得時点において、法令に基づき押印又は自署が義務付けられていたが、その後の法令改正等により当該義務付けがなくなった場合、当該改正等の前の法令により義務付けられていた趣旨や、義務付けをなくした際に文書の成立の真正の証明や本人確認のために取ることとした措置等を踏まえ、適当と判断される場合には、電子行政文書化することは可能である。
３ 文書の成立の真正を証明する手段として押印を利用する必要がある場合には、電子行政文書化した文書（電子媒体）とは別に、押印された紙媒体の文書も保存しておくなどの対応を行うことも想定される。ただし、実際の裁判において、押印の有無によって文書の成立の真正に係る証明の負担が軽減される程度は、限定的であるところ、他の適切な立証手段が確保されている場合には、電子行政文書化した文書（電子媒体）とは別に当該押印が付された紙媒体の文書を重ねて保存する必要はない。
（参考）押印についてのＱ＆Ａ（令和２年６月19日内閣府・法務省・経済産業省）
https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00095.html
注）保存期間が１年以上の文書については、媒体変換したことが記録されるよう、電子媒体のファイル名の最後に「（スキャン）」「scan」「_scan」等を付す。なお、本通知以前に既にスキャンを終えているものについて、過去に遡ってファイル名の修正を行うことを要しない。
