司法書士業務に関するWebアプリケーション

落ちてしまったので、貼っておきます。

1 成年後見人が年に一度家庭裁判所に提出する財産目録

 成年後見人(民法843条)が就任した後、年に一度提出する書類のうち、財産目録について、Webアプリケーションを作成してみることにしました。理由は、利用者が微調整することで可能な手続きは、利用者自身が行った方が良いと考えたからです。

 制作過程

 元々の知識は、Wordに文字を打つことが出来る、Excelに数字入力することが出来る・SUM関数[1]が使える、です。どのような方法があるのか、そもそもWebアプリケーションはどのような仕組みになっているのか、というところから始めました。また時間の都合上、オンラインを含めてプログラミングスクールに通うという選択肢はありませんでした。手探りの中、python[2]というプログラム言語のWebアプリケーション開発のためのDjango[3]、その他の書籍を買ったり、主にエンジニアが集まるオンラインコミュニティに入っていました。それでも半年程、これで進めることが出来るという感触は得られませんでした。そんな中使ってみて、これなら可能かもしれないと感じたのが、glide[4]というエディタ[5]です。グーグルスプレッドシート[6]というExcelに似たようなソフトと連携してサービスを作成することが出来るようです。glideを利用して制作を進めていきました。最初に作るのは、情報の枠組みです。どのような表を作れば、glideというソフトが読み取ってくれて、変更が出来るのか、試しながら作っていきました。

現状の設計では、最終形は図1のようになりました。

図1 列AからZまで、行3から39まで同じような形

 列AからZまで利用したのは、その分入力する項目を増やすことが可能ということが理由です(実際は1行目のColumn3からColumn30までの27項目が利用可能になっています。)。また0が並んでいる理由は、図2です。

図2 行番号39まで情報が入っている。

 入力した情報の出力先である財産目録が同じシートに入っテキスト ボックス: 図3ており、行番号39まで情報が入っています。このような場合、glideから入力した情報は、40行目からしかグーグルスプレッドシートには反映されないようです。Glideからの入力が反映されるグーグルスプレッドシートと反映された情報を当てはめる財産目録は分かりやすく印刷の際も便利なので、別のシートにしていました。しかし、そのような設計にすると、2年目、3年目に入力したときに、情報が更新されないことが分かりました。利用できる関数やグーグルアップスクリプト[7]を探してみましたが、見つけることが出来ませんでした。分かる方がいらしたら教えてください。情報の枠組みを作ることが出来たら、glideでアカウントを作成した後、グーグルスプレッドシートとの連携を行います(図3)。

図3

 必要な個所に入力したら、書式らしきものが出来ている、あるいは申請に必要な情報は揃っている状態になるように作られている、という考え方は、私たちが普段行っているコンピュータシステムを利用した登記申請の方法や、必要な添付情報の組み立て方の考え方に似ている面があるなと感じました。次に、アプリのタイトルや入力タブを整えていきます(図4)。入力タブの設定のために、グーグルスプレッドシートでは、提出年月日をカラム(coulmn)3等と定義していきました。そして、財産目録中の値が入るセルには、=INDIRECT(“列名” & COUNTA(列名:列名))という関数が入っています。INDIRECT(“列名”で指定した列を参照、& COUNTA(列名:列名))で、列の中で行番号が一番大きなセルの値を参照します。1年目は行番号40番に情報が記録され、2年目は行番号41番に情報が記録される。=INDIRECT(“列名” & COUNTA(列名:列名))が入っているセルは、1年目は行番号40番の情報を参照し、2年目は行番号41番の値を参照します。

図4

 glideは、パソコンでも使えますが、スマートフォンから入力することも可能です。スマートフォンにグーグルドライブをインストールしておけば、入力から印刷(コンビニ)までスマートフォンで可能な点もglideを選んだ理由です。パソコン、プリンタを持っていない人を想定しています。また、商用・非商用を選択することも出来ます。利用したことはありませんが、商用にすると、アプリケーションの便利機能が増えたり、見た目や使いやすさが上がるようです。

 テスト・利用実験

実際にアプリをインストールします(図5)。次にグーグルドライブを開ける状態にして、グーグルスプレッドシートをダウンロードや共有リンクなどで取得します(図6)。最初の画面を開いて、右上の+ボタンを押します(図7)スマートフォンから、アプリに必要事項を入力していきます(図8)。

図5

図6

図7

図8


 入力画面では、上に例文のようなものを付けました。出来るだけ分かりやすくしたつもりですが、改善事項があればご指導願います。入力が全て終わるか、途中でも終了するときは、右上のチェックマーク(✔)を押していったん終了します。入力が全て終了した後、グースプレッドシートに反映されているか確認します(図9、図10)。私は、普段の業務で行っている、官公庁などに提出する書類や情報についてを官公庁に提出する前に、自分の目でチェックすることに似ていると感じました。入力が確認出来た後は、印刷に入ります。今回は、スマートフォンからコンビニの複合印刷機を利用して印刷してみます。試してみて分かったのですが、コンビニでの印刷方法には、色々な方法があるようです。

図9

図10

私が調べた限りでは、センイレブンが一番使いやすそうでした[8]。私は事務所から近いファミリーマートにアンドロイド(android)のスマートフォンを持って行きました。まずは、スマートフォンにネットワークプリント[9]というアプリをインストールします。次に、グーグルスプレッドシートの印刷したい範囲を設定して、PDFファイルに変更。当初は、グースプレッドシートでページ指定を行い印刷しようとしたのですが、出来ませんでした。この辺りの調整は、コンビニにおいてあるマルチコピー機のメーカーや型式によって違うようです。印刷用のPDFファイルが出来たら、ネットワークプリントアプリの中に、PDFファイルを登録します(図11、12)。

図11

図12

ファミリーマートのマルチコピー機側の操作としては、スマートフォンで印刷、ネットワークプリント、という画面を押していきます。最後にユーザー番号(図11)を入力して、印刷開始です。印刷料金も必要です(図13,14、15)。印刷後です(図16)。

図13

図14

図15

図16

改善点など

 今回、glideというエディタを用いて、Webアプリケーション、スマートフォンアプリケーションを作成しました。glideの他に様々なエディタが提供されているようです[10]

 改善点

・財産目録しか作ることが出来なかった。 ・箇条書きであれば、ワードで作成しているような文書(例えば後見事務報告書)なども作成することが出来る可能性がある。

・今回の機能に関していえば、glideを使わなくても、グーグルフォーム[11]とグーグルスプレッドシートを連携させて、同じようなものを作ることが出来ることに気付きました。違いは新しいグーグルフォームとグーグルスプレッドシートを使わないといけないことでしょうか。

・appleのスマートフォンではテストしていない。

・他にも連携できるツールがあると思うが、必要最小限な機能になっているか、分からない。

作ってみて感じたこと

・ノーコード、ローコードといわれるものを使っていると、より本格的にプログラムが書けるようになりたいと思うことがある(実際に行動するは別として)。

・ぺーバーレス、ハンコレスと電子化の過渡期に、どちらにも対応できるものを自分の手で作れるのは良いのかなと感じました。

・文中でも何度か触れましたが、必要な情報から逆算して考えたり、確実さを求めるところは、司法書士業務との共通点があると感じました。

・利用方法としては、スマートフォンを持っていてパソコン、プリンタを持っていない人に対して、glideアプリとグーグルスプレッドシートをQRコードでダウンロードしてもらい、自身で保守・管理・運用してもらうことを想定しています。最初の方は使い方をその都度教えるという形になるかもしれません。

その他(新型コロナ対策サイト、Politylink)

新型コロナ対策サイト

 令和2年の夏頃、沖縄県COVIT19対策サイト(図16)[12]のデータ更新に参加していました。そこでも、少し実践しながら勉強になったことがありました。サイトの後ろ側で行われていることをみたり、少し触らせてもらったりすることが出来たのは、良い経験だと感じます。

 CSVデータ(図17)やgithub[13](図18),pdfファイルから必要な情報を取り出して、グースプレッドシート(図19)に自動でまとめる方法[14]などが公開されていて、誰でも触ることが出来ます(触ったものが採用されるかは別です)。少なくともみることは出来ます。

図16

図17

図18

図19

(一社)Code for JapanのSocial Hack Dayで一緒になって、法令の施行日が気になる等の意見や、データの打ち込みなど少しだけ関わらせて頂いています。良い取り組みだと考え紹介させていただきます。

・経歴

薄井光生が大学時代の友人と一緒に開発している

情報系を専攻しているエンジニアで、政治や法律などとはそれまで接点が全く無かった。

・PolityLink(https://politylink.jp)について

PolityLink(ポリティリンク)は政治の「原文」へのポータルサイトです。 私たち国民が、政治に関する「正確」で「中立」な情報に簡単にアクセスできるように、 国会や行政機関の公式サイトに散らばった情報を、互いに関連付けてまとめ直しています。

[blogcard url=”pdf-parser/blob/master/auto_parser.py”]

・開発のきっかけ

政治について知りたいと思う機会が時々あったが(選挙時、#検察庁法改正案に反対しますなど)、どこから正確な情報を得れば良いのか分からないという悩みを持っていた。新聞やニュースなども見たが、切り取られているため背景知識がないと理解が難しい、知りたい情報がそもそもニュースになっていない場合があるなどの問題があった。そこで、国会や各省庁が公開している公式の情報ならこれらの問題が解決できるのではと思い調べてみると、情報自体はオンラインでも公開されていることが分かったが、必要な情報が様々なサイトに散らばっていてアクセスが難しいことが分かった。これらの散らばった情報をまとめ、簡単にアクセスできるようにすれば、政治についてもっと知ることができるのではないかと考えた。

・作ってよかったこと

第203回国会を国会タイムライン機能を使って並走してみて、国会で何が起こっているのかリアルタイムに把握することができた。これはPolityLinkが無かった今まではできなかったこと。

ニュースのみを見ていた今までは法律案が急に成立したように見えた。PolityLinkがあれば、成立までの過程(趣旨説明、審議、委員会での可決)が把握できているので、納得できる。

今までは物議をかもした法律案しか見えなかった(検察庁法改正案、育苗法改正案)。PolityLinkは網羅性があり、ニュースや話題にならないような法律案に関しても、各省庁が出している概要PDFを見れば簡単に理解でき、把握できる

・苦労したこと

散らばっているデータソースを様々なサイトからクローラーで集めてくるところ

集めてきた情報をまとめ直すところ。

例えば全く同じ名前の法律案があると難しい。

・今後について

それぞれの国会議員の基本情報と国会での発言データをまとめ、議員ページとして公開したい。選挙の際に、現職の議員が過去の国会でどのような活動をしてきたのか客観的に分かるようなページにしたい。

技術的に難しいそうではあるが、国会審議のリアルタイム文字起こしや自動要約生成などにもチャレンジしてみたい。

公式の情報が公開されるまではタイムラグがあることがある。例えば衆議院本会議の議事録は1ヶ月以上経っても公開されていない。 

今後に向けて

 触ってみる、作ってみる。

 テレビ電話会議の普及、ペーパーレス、ハンコレスの中で、もし時間を少し開けることが出来たときの選択肢の1つとして、プログラミングなどを触ってみるのも良いのかなと感じます。他にもあえて対面営業を行ったり、専門分野を深く勉強して論文にまとめたり、苦手な分野を集中して勉強するのも大切だと思うので、あくまで選択肢の1つとして一緒に勉強・実装できる仲間が増えると楽しいかなと思います。

 試してみる、分からないことがあったとき、訊ける場所に入っておく。

 作ってみたら試してみる、駄目だったら改善する、そもそもその機能が必要なのか考えてみる、難しく考え過ぎていないか訊いてみる、というところは、専門家の知恵を借りたいところです。最寄りのプログラミングスクールを始めとして、オンライン上でも様々なサービスが提供されているようなので、一度入ってみて合わなかったら退会する、というぐらいの軽いスタンスでも入っておくのは有効だと感じます。私は、書籍とグーグル検索で1日かかってしまったことがありました。


[1] 2020年11月6日閲覧 Apps Script(コードエディタ)
https://developers.google.com/gsuite/aspects/appsscript?hl=ja


[1] 2020年11月6日閲覧 マイクロソフトサポート SUM関数(足し算)
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sum-%E9%96%A2%E6%95%B0-043e1c7d-7726-4e80-8f32-07b23e057f89

[2] 2020年11月6日閲 初心者のためのPython https://www.python.org/about/gettingstarted/

[3] 2020年11月6日閲覧Djangoの概要(pythonのコードを使う箱)https://docs.djangoproject.com/ja/3.1/intro/overview/

[4] 2020年11月6日閲覧 glideのHP https://www.glideapps.com/

[5] Wordやメモ帳などもテキストエディタと呼ばれるエディタ。https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%A8%E3%83%87%E3%82%A3%E3%82%BF

[6] 2020年11月6日閲覧グーグルスプレッドシートについて「パワフルなスプレッドシートを作ろう」https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

[7]2020年11月6日閲覧 Apps Script(コードエディタ)
https://developers.google.com/gsuite/aspects/appsscript?hl=ja

[8]2020年11月6日閲覧セブン―イレブンのマルチコピー機があなたのプリンターに。https://www.printing.ne.jp/index_p.html

[9] 2020年11月6日閲覧コンビニプリントでテレワークを支援。https://networkprint.ne.jp/sharp_netprint/ja/top.aspx

[10] 2020年11月6日閲覧ノーコード、ローコードあれこれhttps://qiita.com/kento_gm/items/34c46a9bc6b3017c9345

[11] 2020年11月6日閲覧アンケートなどを作成することが出来る。https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

[12] このサイトは、沖縄県が作成したサイトではなく、民間のエンジニアなどが沖縄県よりも先に作成しました。 https://okinawa.stopcovid19.jp/

[13] 2020年11月6日閲覧https://github.com/Code-for-OKINAWA/covid19

[14]  2020年11月6日閲覧https://github.com/Code-for-OKINAWA/covid19-

船橋幹男「AI社会における司法書士業務はどうあるべきか」

市民と法[1]の記事からです。

AI(人工知能を実装した機械)を操作する単なるオペレーターとしてなら一定の報酬は得られるかもしれない。

消極的な書き方に感じられましたが、有力な事業になり得ると思います。AIを操作するのは、簡単ではないと考えられるからです。建設業のロボット建機を適切にオペレーションするには、相応の知識と技術が求められるはずです。人の命に直接関わる場合があるため、緊張感も現在業務と同じかそれ以上になる可能性もあると思います。

土木研究所 技術推進本部 岩見吉輝「建設現場が無人化する日に向けて」

[blogcard url=”https://www.pwri.go.jp/jpn/about/pr/event/2020/1021/pdf/kouen6.pdf”]

 


AI時代にも司法書士が法律専門職として存続するか否かの判定の一つとして、テクノロジーによる代替行為が、依頼された業務の本質部分にまで及ぶのか、それとも業務の本質ではない部分での代替、言い換えれば本質的業務を効率化するためのものにすぎないのか、という見方もできるのではないだろうか。

おそらくそうだと思います。私には、各業務の何が本質部分なのか、分かりません。登記情報を取得することや、メールに対して適切な対応をすること、サムポローニアの使い方を覚えることなど、ほとんど全て本質部分に入ると思っています。私の認識がずれているのかもしれません。

たとえば、相続登記の多くは遺産分割など相続人間の法律行為を前提とするが、相続人の単独申請なので争いのない単純なケースでは、本人申請が増加するものと推測される。

本人申請のシステムを、日本司法書士会連合会で自前で作ってはどうなんだろう、というのが私の認識です。本職のエンジニアと法務局OBで司法書士登録をしている方の力も借りて取り組めば、出来ないことはないと思います。

既に大きめの事務所では開発が始まっているので、下のシステムが法務省などに認定されると、他の司法書士への影響は少なくないと思います。

[blogcard url=”https://www.meiseihoumu.jp/news/20200214.html”]

 

これに対し、司法書士は職域とその業務内容においても法律で厳格に制限されていて、自ら業務開発できる分野にも限界がある。

現在の職域と業務内容の中でも、自ら業務開発できる分野(計算機分野を含めて)で限界まではやり切れていないんじゃないか、というのが私の認識です。

[1] 126号、2020年12月、P3~

引用についての備忘録

引用についての備忘録です。

文化庁HP

[blogcard url=”https://www.bunka.go.jp/seisaku/chosakuken/seidokaisetsu/gaiyo/chosakubutsu_jiyu.html”]

(注5)引用における注意事項

他人の著作物を自分の著作物の中に取り込む場合,すなわち引用を行う場合,一般には,以下の事項に注意しなければなりません。

(1)他人の著作物を引用する必然性があること。

(2)かぎ括弧をつけるなど,自分の著作物と引用部分とが区別されていること。

(3)自分の著作物と引用する著作物との主従関係が明確であること(自分の著作物が主体)。

(4)出所の明示がなされていること。(第48条)

(参照:最判昭和55年3月28日 「パロディー事件」)

裁判所HP

https://www.courts.go.jp/app/files/hanrei_jp/283/053283_hanrei.pdf

昭和55年3月28日最高裁判所第三小法廷判決

裁判要旨

一 旧著作権法(明治三二年法律第三九号)三〇条一項二号にいう引用とは、紹介、参照、論評その他の目的で自己の著作物中に他人の著作物の原則として一部を採録することをいい、引用を含む著作物の表現形式上、引用して利用する側の著作物と、引用されて利用される側の著作物とを明瞭に区別して認識することができ、かつ、右両著作物間に前者が主、後者が従の関係があることを要する。

二 他人が著作した写真を改変して利用することによりモンタージュ写真を作成して発行した場合において、右モンタージュ写真から他人の写真における本質的な特徴自体を直接感得することができるときは、右モンタージュ写真を一個の著作物とみることができるとしても、その作成発行は、右他人の同意がない限り、その著作者人格権を侵害するものである。

三 雪の斜面をスノータイヤの痕跡のようなシュプールを描いて滑降して来た六名のスキーヤーを撮影して著作した判示のようなカラーの山岳風景写真の一部を省き、右シュプールをタイヤの痕跡に見立ててその起点にあたる雪の斜面上縁に巨大なスノータイヤの写真を合成して作成した判示のような白黒のモンタージユ写真を発行することは、右山岳風景写真の著作者の同意がない限り、その著作者人格権を侵害するものである。

(二につき補足意見がある。)

公益社団法人著作権情報センター

https://www.cric.or.jp/qa/hajime/hajime7.html

「著作権Q&A  著作権って何?(はじめての著作権講座)」

Q. 他人の著作物を引用するときの注意点を教えてください。

A.「引用」とは、例えば論文執筆の際、自説を補強するため、他人の論文の一部分をひいてきたりするなどして、自分の著作物の中に他人の著作物を利用することをいいます。この場合、著作権者の許諾なしにその著作物を利用することができますが、「引用」といえるためには、「引用の目的上正当な範囲内」で行われるものであり、以下の条件を満たしていなければなりません。

・すでに公表されている著作物であること

・「公正な慣行」に合致すること

・報道、批評、研究などのための「正当な範囲内」であること

・引用部分とそれ以外の部分の「主従関係」が明確であること

・カギ括弧などにより「引用部分」が明確になっていること

・引用を行う「必然性」があること

・ 「出所の明示」が必要(コピー以外はその慣行があるとき)

参考条文…著作権法第32条、第48条

参考

裁判所HP

平成30年8月23日判決言渡

平成30年(ネ)第10023号 著作権侵害差止等本訴請求,損害賠償反訴請求控訴事件(原審:東京地方裁判所平成28年(ワ)第37339号)

「公正な慣行」に合致し,また「引用の目的上正当な範囲内」で行われたことについての判断基準と判断要素について

原判決は,上記2要件の判断基準について,「他人の著作物を利用する側の利用の目的のほか,その方法や態様,利用される著作物の種類や性質,当該著作物の著作権者に及ぼす影響の有無・程度などを総合考慮すべきである。」としており,それ自体は妥当である。

https://www.courts.go.jp/app/files/hanrei_jp/950/087950_hanrei.pdf

平成25年7月16日判決言渡 同日原本交付 裁判所書記官

平成24年(ワ)第10890号 損害賠償請求事件

引用の要件

(1) 他の部分と明瞭に区別することができること

 本件掲載行為は,本件パンフレットの表紙をそのまま掲載したものであり,

ウェブページ内の他の部分とは明瞭に区別することができる。

(2) 本件イラスト以外のウェブページの記載が主であり,本件イラストが従の

関係にあること

 本件イラストのウェブページ全体に占める割合は小さく,本件大学校と被

告岡山県の連携に関する説明文(本文)に添えられているものにすぎないか

ら,本文との主従関係が明らかである。

https://www.courts.go.jp/app/files/hanrei_jp/411/083411_hanrei.pdf

平成13年(ワ)第12339号 損害賠償等請求事件

口頭弁論終結日 平成14年12月18日

引用の判断

(2) 上記認定した事実に基づいて判断する。

  本件写真ビラは,専ら,公明党,原告及びDを批判する内容が記載された宣伝用のビラであること,原告写真1の被写体の上半身のみを切り抜き,本件写真ビラ全体の約15パーセントを占める大きさで掲載し,これに吹き出しを付け加えていること等の掲載態様に照らすならば,原告の写真の著作物を引用して利用することが,前記批判等の目的との関係で,社会通念に照らして正当な範囲内の利用であると解することはできず,また,このような態様で引用して利用することが公正な慣行に合致すると解することもできない。

https://www.courts.go.jp/app/files/hanrei_jp/286/011286_hanrei.pdf

文化庁 著作権なるほど質問箱

引用と無断転載は別 

原則として無断転載は禁止、例外として行政の広報資料などで条件を満たす場合に許される。

イ、「行政の広報資料」等の転載(第32条第2項)

 国・地方公共団体の行政機関、独立行政法人の「広報資料」「調査統計資料」「報告書」などを、「新聞」「雑誌」などの刊行物に転載する場合の例外です。

【条件】

ア  一般に周知させることを目的とした資料であること

イ行政機関等の名義の下に公表した資料であること

ウ説明の材料として転載すること

エ転載を禁止する旨の表示がないこと

オ「出所の明示」が必要(コピー以外はその慣行があるとき)

https://pf.bunka.go.jp/chosaku/chosakuken/naruhodo/outline/8.h.html

骨董通り法律事務所

https://www.kottolaw.com/column/200410.html

「Legal Innovation Conference 〜法務のDX〜」イベントレポート、の記事を読んで。

「Legal Innovation Conference 〜法務のDX〜」

https://www.businesslawyers.jp/seminars/84

下の記事を読みました。実際にイベントを聴いていません。

https://note.com/ruc/n/na51f4d52969e

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―略―

1. Hubble酒井パート

◆リーガルテック導入によっては何も変わらない。

酒井) 本日は、私とVisionalグループでビズリーチの法務室長の小田さんとで「リーガルテックは法務組織のどんな課題を解決するのか」というテーマについてディスカッションしていきたいと思います。

私は、これまで法務関係者約1000名近くの方々とお会いして、課題のヒアリングなどをさせていただきました。その中で、「ちょっとリーガルテックの導入を検討してるんですよね。」とか、「来期何かリーガルテック入れたいと思ってます。」とかっていうお話をよく伺います。

ただ、私からは本日、「リーガルテック導入によっては何も変わらない。すべては、何を解決し、何を実現したいか。」であるというメッセージをお伝えしたいと思っております。

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聴く人を惹きつけることが大事なんだなと感じました。

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どういうことかというと、「あくまでリーガルテックは手段であるということを前提に、理想の業務フロー・理想の組織・理想の働き方の実現に向けて、今ボトルネックになっている課題を特定して、それを解決していく」、

そういう考えで、リーガルテックについてお考えいただいたうえ、導入に向けて進んでいくというステップが非常に重要なのかなと思っています。

特に今回のセッションでは、小田さんと一緒に、解決すべき課題というものにフォーカスしてお話ができればと思っております。

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実際に、私たちが使っている登記情報サービス、登記・供託オンラインシステム、申請用総合ソフトもリーガルテックに入ると思います。司法書士用の電子証明書、マイナンバーカード附属の電子証明書も当事者による電子署名を行う上で必要です。

サムポローニア、権などの登記申請を行いやすくするシステムもリーガルテックに入ると思います。申請用総合ソフトなどの無料のシステムを比べて、スピードやミスが減るのがITベンダーと呼ばれる企業が提供するシステムの良さだと思います。他に検索機能、一覧性、保存性も重要です。またセキュリティに配慮しながら誰が入力しても同じように申請書などを作成することが出来る、分からないときはサポートセンターに聴くことが出来ます。最後の司法書士によるチェックは必須ですが、そこに至るまでの情報を整理してくれます。

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◆法務組織の課題とは

酒井) まず、実際に課題を特定していくために、いま自分たちがどういうワークフローで業務を行っているのかを考えていく必要があると思っています。

弊社のサービスは契約業務にフォーカスしたサービスですので、たとえばHubbleのユーザー様で、既存の契約業務のフローがどのようになっているのかについて、ユーザー様にヒアリングさせていただいています。簡単に整理した図の一例がこちらです。

まず①事業部門からの契約審査の依頼、そして依頼部門とのやりとりはメールであったり、最近だとTeams、Slackというチャットツールで行います。依頼があったと同時に、Excelで並行して案件管理表を作ります。

社内でのやり取りと相手方とのやり取りを踏まえて、②契約の承認プロセスに入ると、社内の既存システムが走るということになります。

③締結する段階に入れば、ほとんどはまだ紙ベースで行われていて、一部は電子契約に置き換わっています。

④締結後の管理に関しても、Excelで台帳を作り、紙で保管するものに関してはファイリングするという形で契約業務を行っている企業様は少なからずあるのではないかなと思っています。

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どちらが良いのか、私も分かりませんが法務部の人はslackやteamsに入ることは出来ないのかなと感じました。

Excelで案件管理、紙で台帳管理に関して、Excelで検索や情報の並べ替え、タイムスケジュールが分かりやすく管理出来るのなら、それはそれで良いんじゃないかと思いました。

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こうしたワークフローにどういった課題があるかということを考えてみると、例えばこのような感じで出てきます。

契約審査の依頼の段階では、先ほどのようにメールやチャットでバラバラに五月雨式に依頼が来ること、契約審査の段階でいえば、メールとWordで大量にバージョン管理が発生したり、ドキュメントの管理が煩雑になっていることという課題が出てきます。

しかし、これで既存のワークフローを前提に課題が特定できたかというと、これだけでは個人的には不十分だと思っています。

なぜなら、これはまだまだいわゆるメンバー、手を動かす方々のみの課題です。これを抽象化して、組織として見たときにどういう課題になっているのか、さらに言うと会社全体としてどういう課題を抱えることになっているのかというところまでを紐解いていくことで、リーガルテックにより解決すべき課題を特定できるようになると思いますし、そこまで考えるべきだと思っています。

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入口の段階で、バラバラで来ると、さすがにその後の処理も難しくなるかもしれません。表紙だけでも、ワードやエクセルなどに統一出来ると良いのかなと感じます。

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では、どういう風にやっていくかっていう私の考えを、後ほどのパネルディスカッションの中で、小田さんと一緒にディスカッションをさせていただければと思っております。それでは一旦、小田さんの方にバトンタッチしたいと思います。

2. Visionalグループ小田様パート

◆ツールを導入する前に課題を明確にすること

小田) 私の方からは、Visionalグループの法務組織において、どんなことを考えてリーガルテックのツールを導入しているのかという背景を、簡単にお話しできたらなと思っております。

―略―

今日伝えたいことはこちらで、ツールの導入というのはたしかに大事なことではありますが、それを考える前にどんな課題を解決したいのか、ということを明確にしないといけないという、人によっては当たり前の話です。ただ、結構見落とされがちというか、意外と深く考えられていないこともあるのかなと思いますので、今日はここを強調してお話ししたいなと思っております。

まず、当グループの法務組織の背景を理解していただくために、簡単にご紹介できればと思っております。

ビズリーチという会社をCMなどでご覧いただいた方も多いかと思うのですが、今年2月にビズリーチは持株会社の体制に移行しておりまして、ホールディングスとしてビジョナル株式会社というものがございます。私が所属している法務室が株式会社ビズリーチという子会社に所属し、そこでグループ全体の法務機能を統括しているという形です。

まず法務組織のメンバーの人員構成、これが実は私が一番直近苦労してきたところでした。私が法務室長に着任した今年の2月の時点で、法務の正社員は3人しかいませんでした。従業員数も当グループ全体でいうと1000名を超えていますし、事業の数も10前後というところで、その業務の量としては他社と比べても少なくはない水準だったと思います。その中で3名というのは、皆さんも想像していただけると分かると思うのですが、相当苦しい状態からのスタートになりました。

その当時を支えてくれたメンバーには今でも感謝してるんですが、それが今では6名、もうすぐ増員して7名になる予定というところまで来ております。

◆Visonalグループ法務の課題

そんな当グループの法務組織の課題についてお話ししますと、先ほど事業の多さについてお話ししましたが、まず1つ目が、これに付随する問い合わせ件数の多さでした。

色々と前提が違うので数を単純比較できませんが、大体皆さん月間でいうと100件とかその前後で問い合わせ件数が推移されている会社さんが多かったんですが、当グループだと約300件ありました。これを3人で対応するのは、ボリューム的に非常に難しい状態でした。

その中で業務の属人化が顕在化していました。

例えば、次に示す会話って皆さんももしかしたら記憶にあるかもしれません。同じような問い合わせがきた時に「ああ、よくあるアレですね。」という内容を聞いた時です。

僕も着任した当初はよく「これって、過去に質問あったの?」と聞くと、その担当者の頭の中にはあるんだけれども、それが文書化されてなかったり、ファイル自体が担当者のデスクトップに置いてあったりとかして、それを取り出すのにちょっと時間がかかるような状態でした。それが法務組織の課題でした。

もう少し抽象化すると、そもそもの問い合わせ件数300件というのが3人で処理できる限界を超えているということもあって、業務自体がひっ迫している中で、先ほどの属人化を解消するためにリーガルテックを入れて活用しようと言ったところで、その活動をする余力すら残ってない状態でした。

また、当グループ全体でいうと、まだ成長フェーズにございますので、事業の数とともに法的論点も増えている。さらに、グループ経営体制への移行も今年の2月のタイミングだったので、その前後というのは様々な対応に追われました。そういった状況下で、このスパイラルを一向に解消できないという状態が続いてしまっていた、というのが今年の初めまでです。

◆導き出した解決への「3つの柱」

ただ手をこまねいているわけにもいかないので、どういう順番で課題を解決すればいいのか考えました。ツールを導入して云々というところも当然頭にはよぎるんですが、いきなりそこから考えるのではなくて、まずは順を追って考えていこうと、問題を紐解いていきました。私の中ではこの3つを大きな柱として考え、これらを戦略としました。

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やっぱり検索できるようなシステム、一覧性のあるデータベースが必要なんだろうなと感じます。

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1つ目がまず採用です。

兎にも角にも、改善のためのリソースが足りていなかったため、まずはその組織の立ち上げフェーズにジョインしてくれる仲間を募るため、採用に踏み切りました。結果的に今日の時点で3人から6人まで増えているので、そこに関しては大成功しているかなというところで。これでようやく下の二つが着手できる状態になりました。

下の2つというのが、当グループではもともと問い合わせの経路が、Slack で来ていたり、営業側で使っている Salesforce から問い合わせが来たり、色んな所に問い合わせの経路が分岐していて、総数などの管理も難しい状態でした。なので、それを一元化・可視化することをまずやりました。

私自身もすごく手を動かして色々な質問に対応してたのですが、「これまた同じこと聞かれてるな」とか、「隣の人に聞いたら一発でわかるかもしれないのにな」みたいな問合せが、さきほどの300件を構成していたことがわかりました。それらをナレッジ化することで問い合わせの数をそもそも減らしていこうと考えたわけです。

最後に、「車輪の再発明」っていうことを私はよく言うんですけれども、一度一人が苦労して作り上げたものというのは、もう一人が同じ苦労する必要はありません。一度作ったドキュメントをベースに次の人が考えられるようにしておきたいというところで、3点目の知見の共有化を進めて行こうと考えていました。

◆「知見の共有化」とHubble

小田) 2つ目の業務効率の改善は、問い合わせ件数が可視化されるなど、実際に社内向けに公開した事業部向けのナレッジがクォーターだけで133件、法務のメンバー総動員で対応してその作成を完了しました。最後に大事なポイントとして、Hubbleも導入させていただいて、762件のドキュメントが今日の時点で共有されている状態です。

問い合わせ施策の実行による変化を、分かりやすく当グループの中にあるデータとかを使ってご説明できればと思います。問い合わせの件数が、元々300件あったが現在は減少しています。そもそも可視化できなかった状態から可視化できるようになったというところが大きな進歩です。

その次が、社内のナレッジで、「わかりやすくて困る約款解説シリーズ」と名付けた物を作り、社内向けに公開して、これ見たら解決するよっていう状態を作っていこうとしています。ナレッジの閲覧件数などもデータで取れるので、これをもとにナレッジのブラッシュアップに使っていきたいなと思っています。

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サムポローニアが出している説明書の社内向けのようなものをイメージしています。または司法書士必携(検索できるんでしたっけ)。

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さて、Hubbleがどんな活用がされてるなんですけども、ちょうど5月から6月で大きなジャンプをしてるのが分かると思います。実は5月に入社してくれたメンバーに、このHubbleの活用の担当をお願いしました。こちらの担当者が活用のルールなどを定めてくれて、法務のメンバー内で活用を促進してくれたことから一気に活用が進みました。

そして、私がHubbleを使わせて頂いていて、一番肝の機能だなと思っているのが、本文の検索機能です。これがちょっと優秀すぎて手放せないなという感じが正直しています。

本文・文言ベースで検索できるってことが本当にありがたくて、何も考えずにポンポンとドキュメントを放り込むだけで、後でその文言を引っ張り出せる安心感が本当にうれしいなと。Hubbleには本当にお世話になっているという感じです。

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やはり検索機能がくるのですが、これが一番なのかな、なんだろうな、と感じました。

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◆大事なことは「課題ファースト」であること

小田) ―略―まずは入れてみようという発想も大事ではあるんですが、基本的にはどの課題を解決しに行くのか?という点を大事にしないといけない、と私は強く心がけています。

なぜかと言うと、結局、どんな良いツールであっても、徹底的に使わなければその価値を感じられないんですよね。Hubbleも実は5月まで私が導入して使ってみようとか言っていたんですけど、月に10件くらいしか書類がアップロードできなくて、Hubbleのありがたみを感じることができなかったんですよ、正直。それを徹底的に使いこなすところまで行って初めてすごいなと思えるようになったので、実行することを考えた時に、やはりその課題が明確でないと、結局その実行は続かない。そういう意味でこの課題を考えるということが大事になるのかなというところです。

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徹底的に使いこなしてみる、というのは大事だと感じます。システムの癖みたいなところもあると思います。現に私はまだサムポローニアは使いこなせていません。

また、ユーザーが少し調整できる部分があると良いと思うのですが、その余地が少なく感じます。例えば、信託契約書について案件管理や契約書の条項をいくつか登録しておいてパターンごとに大雑把に当てはめる(そこから人が微調整)みたいなことが出来ません。

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glideで、成年後見人が年に一回、家庭裁判所に提出する財産目録を作ってみました。

成年後見人がスマートフォンで入力して、コンビニエンスストア(以下、「コンビニ」といいます。)で印刷することを想定して設計しています。

glide

https://www.glideapps.com/

QRコード

URL:

https://loving-hook-4278.glideapp.io/

グーグルスプレッドシート

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YCzu06ANKq3nPjhsO75xHTOh7i4d7NQhiV5BKX3_nUU/edit?usp=sharing

改善点

・1回(1年)使う毎に、グーグルスプレッドシートのデータを消してから使わないといけない。

・まだ財産目録だけであり、他の提出書類が必要。

参考

スマートフォンとグーグルドライブの関係

https://k-tai.sharp.co.jp/appli/useful/google/03drive.html

スマートフォンからコンビニ印刷

https://appllio.com/smartphone-document-print-out-cvs

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