「Legal Innovation Conference 〜法務のDX〜」イベントレポート、の記事を読んで。

「Legal Innovation Conference 〜法務のDX〜」

https://www.businesslawyers.jp/seminars/84

下の記事を読みました。実際にイベントを聴いていません。

https://note.com/ruc/n/na51f4d52969e

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

―略―

1. Hubble酒井パート

◆リーガルテック導入によっては何も変わらない。

酒井) 本日は、私とVisionalグループでビズリーチの法務室長の小田さんとで「リーガルテックは法務組織のどんな課題を解決するのか」というテーマについてディスカッションしていきたいと思います。

私は、これまで法務関係者約1000名近くの方々とお会いして、課題のヒアリングなどをさせていただきました。その中で、「ちょっとリーガルテックの導入を検討してるんですよね。」とか、「来期何かリーガルテック入れたいと思ってます。」とかっていうお話をよく伺います。

ただ、私からは本日、「リーガルテック導入によっては何も変わらない。すべては、何を解決し、何を実現したいか。」であるというメッセージをお伝えしたいと思っております。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

聴く人を惹きつけることが大事なんだなと感じました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

どういうことかというと、「あくまでリーガルテックは手段であるということを前提に、理想の業務フロー・理想の組織・理想の働き方の実現に向けて、今ボトルネックになっている課題を特定して、それを解決していく」、

そういう考えで、リーガルテックについてお考えいただいたうえ、導入に向けて進んでいくというステップが非常に重要なのかなと思っています。

特に今回のセッションでは、小田さんと一緒に、解決すべき課題というものにフォーカスしてお話ができればと思っております。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

実際に、私たちが使っている登記情報サービス、登記・供託オンラインシステム、申請用総合ソフトもリーガルテックに入ると思います。司法書士用の電子証明書、マイナンバーカード附属の電子証明書も当事者による電子署名を行う上で必要です。

サムポローニア、権などの登記申請を行いやすくするシステムもリーガルテックに入ると思います。申請用総合ソフトなどの無料のシステムを比べて、スピードやミスが減るのがITベンダーと呼ばれる企業が提供するシステムの良さだと思います。他に検索機能、一覧性、保存性も重要です。またセキュリティに配慮しながら誰が入力しても同じように申請書などを作成することが出来る、分からないときはサポートセンターに聴くことが出来ます。最後の司法書士によるチェックは必須ですが、そこに至るまでの情報を整理してくれます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

◆法務組織の課題とは

酒井) まず、実際に課題を特定していくために、いま自分たちがどういうワークフローで業務を行っているのかを考えていく必要があると思っています。

弊社のサービスは契約業務にフォーカスしたサービスですので、たとえばHubbleのユーザー様で、既存の契約業務のフローがどのようになっているのかについて、ユーザー様にヒアリングさせていただいています。簡単に整理した図の一例がこちらです。

まず①事業部門からの契約審査の依頼、そして依頼部門とのやりとりはメールであったり、最近だとTeams、Slackというチャットツールで行います。依頼があったと同時に、Excelで並行して案件管理表を作ります。

社内でのやり取りと相手方とのやり取りを踏まえて、②契約の承認プロセスに入ると、社内の既存システムが走るということになります。

③締結する段階に入れば、ほとんどはまだ紙ベースで行われていて、一部は電子契約に置き換わっています。

④締結後の管理に関しても、Excelで台帳を作り、紙で保管するものに関してはファイリングするという形で契約業務を行っている企業様は少なからずあるのではないかなと思っています。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

どちらが良いのか、私も分かりませんが法務部の人はslackやteamsに入ることは出来ないのかなと感じました。

Excelで案件管理、紙で台帳管理に関して、Excelで検索や情報の並べ替え、タイムスケジュールが分かりやすく管理出来るのなら、それはそれで良いんじゃないかと思いました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

こうしたワークフローにどういった課題があるかということを考えてみると、例えばこのような感じで出てきます。

契約審査の依頼の段階では、先ほどのようにメールやチャットでバラバラに五月雨式に依頼が来ること、契約審査の段階でいえば、メールとWordで大量にバージョン管理が発生したり、ドキュメントの管理が煩雑になっていることという課題が出てきます。

しかし、これで既存のワークフローを前提に課題が特定できたかというと、これだけでは個人的には不十分だと思っています。

なぜなら、これはまだまだいわゆるメンバー、手を動かす方々のみの課題です。これを抽象化して、組織として見たときにどういう課題になっているのか、さらに言うと会社全体としてどういう課題を抱えることになっているのかというところまでを紐解いていくことで、リーガルテックにより解決すべき課題を特定できるようになると思いますし、そこまで考えるべきだと思っています。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

入口の段階で、バラバラで来ると、さすがにその後の処理も難しくなるかもしれません。表紙だけでも、ワードやエクセルなどに統一出来ると良いのかなと感じます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

では、どういう風にやっていくかっていう私の考えを、後ほどのパネルディスカッションの中で、小田さんと一緒にディスカッションをさせていただければと思っております。それでは一旦、小田さんの方にバトンタッチしたいと思います。

2. Visionalグループ小田様パート

◆ツールを導入する前に課題を明確にすること

小田) 私の方からは、Visionalグループの法務組織において、どんなことを考えてリーガルテックのツールを導入しているのかという背景を、簡単にお話しできたらなと思っております。

―略―

今日伝えたいことはこちらで、ツールの導入というのはたしかに大事なことではありますが、それを考える前にどんな課題を解決したいのか、ということを明確にしないといけないという、人によっては当たり前の話です。ただ、結構見落とされがちというか、意外と深く考えられていないこともあるのかなと思いますので、今日はここを強調してお話ししたいなと思っております。

まず、当グループの法務組織の背景を理解していただくために、簡単にご紹介できればと思っております。

ビズリーチという会社をCMなどでご覧いただいた方も多いかと思うのですが、今年2月にビズリーチは持株会社の体制に移行しておりまして、ホールディングスとしてビジョナル株式会社というものがございます。私が所属している法務室が株式会社ビズリーチという子会社に所属し、そこでグループ全体の法務機能を統括しているという形です。

まず法務組織のメンバーの人員構成、これが実は私が一番直近苦労してきたところでした。私が法務室長に着任した今年の2月の時点で、法務の正社員は3人しかいませんでした。従業員数も当グループ全体でいうと1000名を超えていますし、事業の数も10前後というところで、その業務の量としては他社と比べても少なくはない水準だったと思います。その中で3名というのは、皆さんも想像していただけると分かると思うのですが、相当苦しい状態からのスタートになりました。

その当時を支えてくれたメンバーには今でも感謝してるんですが、それが今では6名、もうすぐ増員して7名になる予定というところまで来ております。

◆Visonalグループ法務の課題

そんな当グループの法務組織の課題についてお話ししますと、先ほど事業の多さについてお話ししましたが、まず1つ目が、これに付随する問い合わせ件数の多さでした。

色々と前提が違うので数を単純比較できませんが、大体皆さん月間でいうと100件とかその前後で問い合わせ件数が推移されている会社さんが多かったんですが、当グループだと約300件ありました。これを3人で対応するのは、ボリューム的に非常に難しい状態でした。

その中で業務の属人化が顕在化していました。

例えば、次に示す会話って皆さんももしかしたら記憶にあるかもしれません。同じような問い合わせがきた時に「ああ、よくあるアレですね。」という内容を聞いた時です。

僕も着任した当初はよく「これって、過去に質問あったの?」と聞くと、その担当者の頭の中にはあるんだけれども、それが文書化されてなかったり、ファイル自体が担当者のデスクトップに置いてあったりとかして、それを取り出すのにちょっと時間がかかるような状態でした。それが法務組織の課題でした。

もう少し抽象化すると、そもそもの問い合わせ件数300件というのが3人で処理できる限界を超えているということもあって、業務自体がひっ迫している中で、先ほどの属人化を解消するためにリーガルテックを入れて活用しようと言ったところで、その活動をする余力すら残ってない状態でした。

また、当グループ全体でいうと、まだ成長フェーズにございますので、事業の数とともに法的論点も増えている。さらに、グループ経営体制への移行も今年の2月のタイミングだったので、その前後というのは様々な対応に追われました。そういった状況下で、このスパイラルを一向に解消できないという状態が続いてしまっていた、というのが今年の初めまでです。

◆導き出した解決への「3つの柱」

ただ手をこまねいているわけにもいかないので、どういう順番で課題を解決すればいいのか考えました。ツールを導入して云々というところも当然頭にはよぎるんですが、いきなりそこから考えるのではなくて、まずは順を追って考えていこうと、問題を紐解いていきました。私の中ではこの3つを大きな柱として考え、これらを戦略としました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

やっぱり検索できるようなシステム、一覧性のあるデータベースが必要なんだろうなと感じます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

1つ目がまず採用です。

兎にも角にも、改善のためのリソースが足りていなかったため、まずはその組織の立ち上げフェーズにジョインしてくれる仲間を募るため、採用に踏み切りました。結果的に今日の時点で3人から6人まで増えているので、そこに関しては大成功しているかなというところで。これでようやく下の二つが着手できる状態になりました。

下の2つというのが、当グループではもともと問い合わせの経路が、Slack で来ていたり、営業側で使っている Salesforce から問い合わせが来たり、色んな所に問い合わせの経路が分岐していて、総数などの管理も難しい状態でした。なので、それを一元化・可視化することをまずやりました。

私自身もすごく手を動かして色々な質問に対応してたのですが、「これまた同じこと聞かれてるな」とか、「隣の人に聞いたら一発でわかるかもしれないのにな」みたいな問合せが、さきほどの300件を構成していたことがわかりました。それらをナレッジ化することで問い合わせの数をそもそも減らしていこうと考えたわけです。

最後に、「車輪の再発明」っていうことを私はよく言うんですけれども、一度一人が苦労して作り上げたものというのは、もう一人が同じ苦労する必要はありません。一度作ったドキュメントをベースに次の人が考えられるようにしておきたいというところで、3点目の知見の共有化を進めて行こうと考えていました。

◆「知見の共有化」とHubble

小田) 2つ目の業務効率の改善は、問い合わせ件数が可視化されるなど、実際に社内向けに公開した事業部向けのナレッジがクォーターだけで133件、法務のメンバー総動員で対応してその作成を完了しました。最後に大事なポイントとして、Hubbleも導入させていただいて、762件のドキュメントが今日の時点で共有されている状態です。

問い合わせ施策の実行による変化を、分かりやすく当グループの中にあるデータとかを使ってご説明できればと思います。問い合わせの件数が、元々300件あったが現在は減少しています。そもそも可視化できなかった状態から可視化できるようになったというところが大きな進歩です。

その次が、社内のナレッジで、「わかりやすくて困る約款解説シリーズ」と名付けた物を作り、社内向けに公開して、これ見たら解決するよっていう状態を作っていこうとしています。ナレッジの閲覧件数などもデータで取れるので、これをもとにナレッジのブラッシュアップに使っていきたいなと思っています。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

サムポローニアが出している説明書の社内向けのようなものをイメージしています。または司法書士必携(検索できるんでしたっけ)。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

さて、Hubbleがどんな活用がされてるなんですけども、ちょうど5月から6月で大きなジャンプをしてるのが分かると思います。実は5月に入社してくれたメンバーに、このHubbleの活用の担当をお願いしました。こちらの担当者が活用のルールなどを定めてくれて、法務のメンバー内で活用を促進してくれたことから一気に活用が進みました。

そして、私がHubbleを使わせて頂いていて、一番肝の機能だなと思っているのが、本文の検索機能です。これがちょっと優秀すぎて手放せないなという感じが正直しています。

本文・文言ベースで検索できるってことが本当にありがたくて、何も考えずにポンポンとドキュメントを放り込むだけで、後でその文言を引っ張り出せる安心感が本当にうれしいなと。Hubbleには本当にお世話になっているという感じです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

やはり検索機能がくるのですが、これが一番なのかな、なんだろうな、と感じました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

◆大事なことは「課題ファースト」であること

小田) ―略―まずは入れてみようという発想も大事ではあるんですが、基本的にはどの課題を解決しに行くのか?という点を大事にしないといけない、と私は強く心がけています。

なぜかと言うと、結局、どんな良いツールであっても、徹底的に使わなければその価値を感じられないんですよね。Hubbleも実は5月まで私が導入して使ってみようとか言っていたんですけど、月に10件くらいしか書類がアップロードできなくて、Hubbleのありがたみを感じることができなかったんですよ、正直。それを徹底的に使いこなすところまで行って初めてすごいなと思えるようになったので、実行することを考えた時に、やはりその課題が明確でないと、結局その実行は続かない。そういう意味でこの課題を考えるということが大事になるのかなというところです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

徹底的に使いこなしてみる、というのは大事だと感じます。システムの癖みたいなところもあると思います。現に私はまだサムポローニアは使いこなせていません。

また、ユーザーが少し調整できる部分があると良いと思うのですが、その余地が少なく感じます。例えば、信託契約書について案件管理や契約書の条項をいくつか登録しておいてパターンごとに大雑把に当てはめる(そこから人が微調整)みたいなことが出来ません。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・