加工令和4年1月1日施行公証人手数料令の一部を改正する政令

令和3年12月10日 日本公証人連合会

令和4年1月1日からの公証事務運用の改正について

1 株式会社等の定款認証手数料の改定

2 郵送による執行文付与申立て、正謄本交付申立てを認めること

3 嘱託人作成文書への押印を廃止すること

株式会社等の定款認証手数料の改定

(1)株式会社又は特定目的会社の定款の認証の手数料について、これまで「5万円」であったものが、資本金の額等が100万円未満の場合「3万円」に、資本金の額等が100万円以上300万円未満の場合「4万円」に、その他の場合「5万円」にと改める。

(2)上記改定に伴う留意点は2点。

1点目は、経過措置の問題です。新制度は、定款認証の嘱託時を基準とします。1月1日前の申請のもの(電子定款は登記供託オンラインシステムにより受付処理された時、紙定款は公証役場窓口で定款の認証嘱 託がされた時を基準にします。)は、従前の一律5万円です。

2点目は、公証人手数料令の解釈の問題です。手数料は株式会社等の資本金の額等によって区分されています。この資本金の額等が定款案に記載されていない場合は、「設立に際して出資される財産の価額」が基準となります。

 定款の中には、「設立に際して出資される財産の最低額」を記載しているものがあります。その場合、改正後の公証人手数料令第35条第1号及び第2号のいずれにも該当しない場合ですので、同条第3号の「前二号に掲げる場合以外の場合」に該当することとなり、「5万円」の手数料となります。

公証人手数料令

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=405CO0000000224

(定款の認証)第三十五条

 会社法(平成十七年法律第八十六号)第三十条第一項(他の法令において準用する場合を含む。)並びに一般社団法人及び一般財団法人に関する法律(平成十八年法律第四十八号)第十三条及び第百五十五条の規定による定款の認証についての手数料の額は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める額とする。

一  株式会社又は特定目的会社(資産の流動化に関する法律(平成十年法律第百五号)第二条第三項に規定する特定目的会社をいう。以下この号及び次号において同じ。)であって、その株式会社の定款に記載され、若しくは記録された資本金の額(定款に資本金の額に関する記載又は記録がなく、かつ、会社法第二十七条第四号に規定する設立に際して出資される財産の価額の記載又は記録がある場合にあっては、当該価額)又は資産の流動化に関する法律第十六条第二項第四号の規定によりその特定目的会社の定款に記載され、若しくは記録された特定資本金の額(次号において「資本金の額等」と総称する。)が百万円未満である場合  三万円

二  株式会社又は特定目的会社であって、資本金の額等が百万円以上三百万円未満である場合  四万円

三  前二号に掲げる場合以外の場合  五万円

会社法

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=417AC0000000086

(定款の記載又は記録事項)

第二十七条 株式会社の定款には、次に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。

一 目的

二 商号

三 本店の所在地

四 設立に際して出資される財産の価額又はその最低額

五 発起人の氏名又は名称及び住所

(設立時発行株式に関する事項の決定)

第三十二条 発起人は、株式会社の設立に際して次に掲げる事項(定款に定めがある事項を除く。)を定めようとするときは、その全員の同意を得なければならない。

一 発起人が割当てを受ける設立時発行株式の数

二 前号の設立時発行株式と引換えに払い込む金銭の額

三 成立後の株式会社の資本金及び資本準備金の額に関する事項

2 設立しようとする株式会社が種類株式発行会社である場合において、前項第一号の設立時発行株式が第百八条第三項前段の規定による定款の定めがあるものであるときは、発起人は、その全員の同意を得て、当該設立時発行株式の内容を定めなければならない。

郵送による執行文付与申立て、正謄本交付申立てを認めること

(1)執行証書に対する執行文付与の申立て及び執行文の謄本の交付の請求並びに公正証書の正本又は謄本の交付請求については、法務省先例によ って、郵送による申立や交付請求は認められていませんでした。

電子定款等の手続において本人確認や代理権限の証明がオンラインで行うことが可能とされていることや裁判所においても判決等の債務名義の正本や謄本の交付請求や執行文付与の申立てについて郵送によることが認められていること等を考慮し、この点を改め、郵送による申立てや交付請求を認めることとしました。

(2)公正証書の正謄本の交付請求については、公正証書の内容に関する秘密性等を考慮し、公的機関が発行した申立人の写真付きの身分証明書の写しによって本人確認をする場合に限って、テレビ電話を使って本人確認をする。なお、印鑑登録証明書によって本 人確認をする場合は、テレビ電話による本人確認の手続は不要です。

 これまで最寄りの公証役場での正謄本の申立書の本人確認を認める運用を行ってきましたが、廃止。

(3)郵送による執行文付与申立て等について

郵送による執行証書に対する執行文付与申立て等の取扱い。

 必要書類は、

ア 執行文付与申立書

単純・数通執行文付与、事実到来・承継執行文付与の申立書(別 紙1、2)は、日本公証人連合会のHPに掲載。

イ 執行証書の正本

ウ 本人確認資料

1)実印と印鑑登録証明書で本人確認をしようとする場合は、執行文付与申立書等に実印を押捺し、発行後3か月以内の申立人の印鑑登録証明書を添付。

2)そうではない場合は、公的機関が発行した申立人の写真付きの身分証明書の写しが必要です。なお、パスポートその他の公的機関が 公証した住居地の記載がない身分証明書の場合は、住民票、健康保険証等の公的機関が住所地を公証したものを添付。

エ 事実到来執行文又は承継執行文の場合には、その事実の到来を証明する文書又は承継の事実を証明する文書が必要です。原本と併せて、その写しを添付してください。

レターパック・プラス又は書留郵便用の郵便切手を貼付した返送用封筒

返信先を記載したレターパック・プラス又は書留郵便用の郵便切手を貼付した返送用封筒を同封してください。そして、返信先は、 申立人の本人確認資料記載の住所地を記載してください。代理による申立ての場合にあっては、代理人の本人確認資料記載の代理人の住所地又は申立人の本人確認資料記載の住所地を記載します。

 代理人の場合

上記のアイエオに加え、代理権限を証する委任状と発行後3か月以内の申立人の印鑑登録証明書及び代理人の本人確認資料が必要です。

申立人又は代理人が法人である場合

上記の必要書類のほか、当該法人の代表者の資格を証する証明書が必要です。

 手数料等

謄本の作成手数料及び送達費用は、ATMやインターネットバンキング等を利用して振り込みます。

(4)郵送による公正証書の正謄本の交付請求

郵送による正謄本交付申立て等(別紙3)について、基本的に執行文付与申立ての場合と同じですが、公的機関が発行した申立人の写真付きの身分証明書の写しを本人確認資料とする場合には、テレビ電話を利用した本人確認を行います。

なお、公証人の面識のある者からの申立てについては、公証人法第2 8条第1項及び第2項に鑑み、本人確認資料を省略できます。

4 嘱託人作成文書への押印を廃止することについて

近時の行政手続における押印の廃止を受け、公証事務においても、別表のとおり、これまで嘱託人に対して押印を求めていた嘱託人作成の文書の一部につき、押印を不要とすることにしました。

もっとも、実印及び印鑑登録証明書によって本人確認(人違いでないことの証明)をしようとする場合は、申立書等への実印による押捺を省略することはできません。

1 執行関係及び送達関係の書類の押印

押印の廃止をしないことにしました。裁判所は、執行関係、送達関係書類の押印については廃止しない方針のようですので、これと同様とします。

2正謄本の交付申立書及び閲覧申立書の押印

実印と印鑑登録証明書を本人確認資料とする場合には、申立書等に実印による押捺を必要とします。

公的機関が証明する顔写真付きの身分証明書を本人確認資料とする場合には、押印は不要です。

3 電子定款に関する申告書等の押印

電子定款に関する申告書((1)実質的支配者の申告書、(2)同一情報の提供の申告書、(3)嘱託人作成の各種上申書)については、押印や電子署名は不要です。

表明保証書は、嘱託人(定款作成代理人)以外の実質的支配者本人が作成するものですので、性質上、署名をお願いすることになります。この場合の押印は不要です。

4 保証意思宣明書の保証予定者の押印

保証意思宣明書の保証予定者の押印は不要です。

5 原本還付

公証人法施行規則第15条所定の、附属書類である印鑑証明書や登記事項全部証明書等を原本還付する場合には、嘱託人の押印は不要です。

6 上申書

上申書は、意思表示文書ですから、基本は署名又は記名押印が必要です。もっとも、メールの遣り取りなどで真正が容易に把握できる場合などは、押印も省略可能です。各公証役場に御照会ください

執行文(事実到来・承継)付与等申立書

   年   月   日 ○○法務局所属

公証人                   殿

次のとおり執行文の付与(下記1ないし7)を申し立てます。 

また、執行文の謄本等(下記5の文書を含む。)を下記8の者に送達し、その送達証明書の交付を申し立てます。

1 申 立 人 (債権者)  住  所   氏  名    代 理 人 代 表 者  電話番号   2 執行文付与を求める執行証書(強制執行認諾条項のある公正証書)の表示   3 債 務 者(公正証書上の表記ではなく、強制執行・配当要求をされる者)の表示   債務者・連帯保証人の種別 氏     名

 執行文 の通数 正本の 要否・通数 謄本の 要否・通数

1      ○○○○公証人作成 平成・令和  年第  号  契約公正証書

   事実到来・承継執行文の場合は、その事情                                                                                                                                                                                                           

事実到来・債権債務の承継を証明する文書の表題                                                                         

6 2通以上又は再度の付与の場合は、その理由                                                                                                                                                                      7 請求権の一部について執行文付与を申し立てる場合は、強制執行をすることができる範囲                                        

8 執行文の謄本等の送達先  住 所 等   氏名・名称   法定代理人 代 表 者    〔添付書類〕  委 任 状    資格証明書    印鑑証明書

   (以下は公証役場で利用します。)  

申立人に対して、   年   月   日に □ レターパックで送付した。 □ 書留郵便で送付した。   お問い合わせ番号(レターパック)・引受番号(書留)は次のとおりである。      □ レターパックの問い合わせ番号を貼付すること。     □ 書留郵便の引受番号を記入すること。 

(別紙3) (郵便申立て用) 正謄本請求書 ○○法務局所属 公証人       殿

年  月  日   請求者  住所        氏名                印 電話番号(   -   -    )   

次の公正証書又は定款に基づく、正本・謄本の交付を請求します。 

1 公正証書・定款    2 請求する正本・謄本の数   正  本 謄  本 通  数       (以下は公証役場で利用します。)   申立人に対して、   年   月   日に □ レターパックで送付した。 □ 書留郵便で送付した。  

お問い合わせ番号(レターパック)・引受番号(書留)は次のとおりである。    

  □ レターパックの問い合わせ番号を貼付すること。    

□ 書留郵便の引受番号を記入すること。

新保さゆり「株主名簿を整備しましょう!定款を見直しましょう!第1回株主名簿の記載事項とその変更手続」

 月報司法書士[1]の記事からです。株主名簿を整備しましょう、定款を見直しましょう、ということは、私が司法書士になった10年以上前から言われていました。司法書士の営業面からいっても、これをきっかけに法人との仕事を増やすことが出来る、というお話や研修もありました。ただ、私の場合ですが、こちらから株主名簿を整備しませんか?、定款を見直しませんか?とそれとなく言ったり小冊子を配って、実際に着手したことがありません。有償・無償を問わずです。

(2016年頃に作った小冊子です。)

 全て登記の依頼から始まって、定款が設立時のまま、平成18年施行の会社法改正前から代わっていない、株主名簿はない、株主は多分あの人とあの人と、という感じで作っていきます。そして登記完了後、定款と株主名簿(または社員名簿)を紙とデータで渡します。その後の登記や株主の変更の際、以前渡した物を持っていますか、と聴いて持っていますと答えてもらえる場合が半分くらい、という感覚です。

 会社設立は1日で完了、スピード感のある事業を、など定款や株主名簿に時間を割くのは正直なところ法人の利益になったりするわけではないので、お金がかかるし面倒くさいんだろうなと思います。私が法人の立場でも、そのように考えるかもしれません。

参考 内閣府マイナポータル「法人設立ワンストップサービスについて」

https://www.cao.go.jp/bangouseido/myna/index.html#houjinoss

 ただ、株主名簿については2016年から株式会社・投資法人・特定目的会社が登記申請を行う場合に株主リストという情報が必要となり、2018年から定款認証時に実質的支配者となるべき者の申告制度が始まりました。そのため株主名簿を作成する機会は少し増えたのかなとは思います。

日本公証人連合会「実質的支配者となるべき者の申告制度が2018年11月30日よりスタート」

https://elaws.e-gov.go.jp/document?law_unique_id=324M50000001009_20190701_501M60000010015

第十三条の四 公証人は、会社法(平成十七年法律第八十六号)第三十条第一項並びに一般社団法人及び一般財団法人に関する法律(平成十八年法律第四十八号)第十三条及び第百五十五条の規定による定款の認証を行う場合には、嘱託人に、次の各号に掲げる事項を申告させるものとする。

一 法人の成立の時にその実質的支配者(犯罪による収益の移転防止に関する法律(平成十九年法律第二十二号)第四条第一項第四号に規定する者をいう。)となるべき者の氏名、住居及び生年月日

二 前号に規定する実質的支配者となるべき者が暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成三年法律第七十七号)第二条第六号に規定する暴力団員(次項において「暴力団員」という。)又は国際連合安全保障理事会決議第千二百六十七号等を踏まえ我が国が実施する国際テロリストの財産の凍結等に関する特別措置法(平成二十六年法律第百二十四号)第三条第一項の規定により公告されている者(現に同項に規定する名簿に記載されている者に限る。)若しくは同法第四条第一項の規定による指定を受けている者(次項において「国際テロリスト」という。)に該当するか否か

2 公証人は、前項の定款の認証を行う場合において、同項第一号に規定する実質的支配者となるべき者が、暴力団員又は国際テロリストに該当し、又は該当するおそれがあると認めるときは、嘱託人又は当該実質的支配者となるべき者に必要な説明をさせなければならない。

法務省「「株主リスト」が登記の添付書面となりました」

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00095.html

商業登記規則

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=339M50000010023

第六十一条 (添付書面)

1項 (略)

2 登記すべき事項につき次の各号に掲げる者全員の同意を要する場合には、申請書に、当該各号に定める事項を証する書面を添付しなければならない。

一 株主 株主全員の氏名又は名称及び住所並びに各株主が有する株式の数(種類株式発行会社にあつては、株式の種類及び種類ごとの数を含む。次項において同じ。)及び議決権の数

二 種類株主 当該種類株主全員の氏名又は名称及び住所並びに当該種類株主のそれぞれが有する当該種類の株式の数及び当該種類の株式に係る議決権の数

3 登記すべき事項につき株主総会又は種類株主総会の決議を要する場合には、申請書に、総株主(種類株主総会の決議を要する場合にあつては、その種類の株式の総株主)の議決権(当該決議(会社法第三百十九条第一項(同法第三百二十五条において準用する場合を含む。)の規定により当該決議があつたものとみなされる場合を含む。)において行使することができるものに限る。以下この項において同じ。)の数に対するその有する議決権の数の割合が高いことにおいて上位となる株主であつて、次に掲げる人数のうちいずれか少ない人数の株主の氏名又は名称及び住所、当該株主のそれぞれが有する株式の数(種類株主総会の決議を要する場合にあつては、その種類の株式の数)及び議決権の数並びに当該株主のそれぞれが有する議決権に係る当該割合を証する書面を添付しなければならない。

一 十名

二 その有する議決権の数の割合を当該割合の多い順に順次加算し、その加算した割合が三分の二に達するまでの人数

他に株券発行会社(会社法214条)の場合には、相続税の納税猶予の適用を受ける場合等、株券の担保提供が条件となっています(株券不発行会社の場合は、株式に税務署長が質権を設定することについて承諾した旨を記載した書類)。

国税庁「(問9)担保提供に関する書類等はいつまでに提出しなければならないのでしょうか。」

https://www.nta.go.jp/taxes/nozei/enno-butsuno/qa/qa_6/q09.htm

 株券不発行会社においては、株主名簿への記載・記録は第三者対抗要件(会社法130条)とされており、不動産登記と同じ位置付けを持つと考えると、自分たちで頑張って稼いだお金に関して名義変更などを疎かにしておくのは、少し怖い気もします。株主名簿は、株式会社の本店に備え置く必要があります(会社法121条、125条)。株主総会議事録を10年間ちゃんと保存している会社を初めて知ったことがありましたが、その会社も株主名簿は作成していませんでした。

 株主名簿の記載事項は法定されています(会社法121条、148条、154条の2、217条、)。いつかは株主名簿も株主情報、株主記録などと名称が変わるような気がします。株式所得日、1人の株主が複数回にわたり株式を所得している場合、株主が法人の場合などはそれぞれ記載の方法が解説されています。

 会社法132条により会社が株主名簿記載事項を株主名簿に記載・記録しなければならない場合でも、そのために株主から情報提供を受ける必要があるというのは、なるほど言われてみれば私が経験した実務では、全て情報提供を受ける形になっているなぁと思い、会社法はその辺を前提としているのだろうか、などと考えました。株主が印鑑を届け出るのは、私はやっていませんでした。株主総会で議決権を行使する場合、委任状を利用するとき(会社法310条)に押す印鑑と照合して本人かどうかを調べるためだそうです。そのようなやり方もあるのだなと思いました。株主に相続が起きた場合、株式譲渡があった場合、更新日の記載など意外と気付きにくいけれど、記録してあると後で助かる、という事柄はたしかにあります。気を付けないと。

 私自身は、定款附則を株主名簿にしておけば良いと考えています。保存・管理が難しいのではないかと考えるからです。ですが、株主リストなどを提出することを考えると難しいのかなとも思います。もしくは税務上毎年提出するような書類などと一体化出来ないか、少なくとも年に一回、定款と株主名簿(社員名簿)を見直す機会を作れないかなと思うところです。


[1] 2021.2№588 日本司法書士会連合会P64~

定款とまちづくり

組織の優先順位として、1つの考え方

『日本への遺言』出町譲 2017(株)幻冬舎
という本があります。

鹿児島の人口300名の集落の元町内会長さんです。
「限界集落は時間の問題」といわれていた集落。住民全員参加型でさつまいも作り、焼酎造り、塾などの事業を行い、補助金などを利用せずに集落で自主財源を作ってきた集落の初代リーダーだった方です。

その方がこんな事を言っています。
「集落は1つの企業体。企業体で1番大切なのはまず定款でその次は帳簿です。」さらに会計原則論を持った組織作り。『やねだん』はこうした組織づくりをやっている。どんぶり勘定的な組織も日本には多くありますから。」

1番に定款を置いているところに、司法書士としてもやっぱり間違っていないよな、と思わせてくれます。

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